Hoe werkt een software robot met Robotic Process Automation (RPA)? 

Software robots zijn ideaal voor administratieve taken waar stappen vaak herhaald worden, en ze kunnen worden ingezet op verschillende afdelingen. De onderliggende technologie staat bekend als Robotic Process Automation (RPA), en in de afgelopen jaren blijft deze zich ontwikkelen en innoveren, mede dankzij de invloed van kunstmatige intelligentie (AI), waardoor steeds meer mogelijkheden ontstaan.  

Het voordeel van een RPA-software robot is dat deze volledig kan worden aangepast aan specifieke behoeftes. De robot kan stap voor stap repliceren wat een mens zou moeten doen, zelfs in complexe processen met meerdere stappen en applicaties. Maar deze robots kunnen ook geprogrammeerd worden om taken op de achtergrond uit te voeren met API-koppelingen, zonder tussenkomst in onnodige gebruikersinterfaces. Hierdoor kunnen gehele processen ook veel efficiënter worden gemaakt. 

Wat zijn de voordelen van software robots?

• Efficiëntie: software robots kunnen repetitieve taken snel en nauwkeurig uitvoeren zonder vermoeidheid, wat de efficiëntie verhoogt. 
• Nauwkeurigheid: software robots maken minder fouten dan mensen, wat de kwaliteit en betrouwbaarheid van processen verbetert. 
• Tijdsbesparing: ze kunnen taken 24/7 uitvoeren, wat resulteert in aanzienlijke tijdsbesparingen. 
• Consistentie: software robots voeren taken consistent uit volgens vooraf bepaalde regels en instructies. 

Wanneer zijn software robots minder geschikt? 

Software robots zijn vooral effectief binnen gestandaardiseerde processen met voorspelbare input. Hoe meer uitzonderingen, interpretatie of menselijke afweging nodig is, hoe lastiger volledige automatisering wordt. Software robots zijn daarom minder geschikt voor onder andere:

• In applicaties die worden uitgefaseerd  
• Processen die je beter eerst kunt optimaliseren en standaardiseren 
• Processen waar de input ongestructureerd is 
• Processen met veel uitzonderingen 
• Processen die je juist door een medewerker wilt laten uitvoeren, zoals klantcontact 
• Bedrijfskritieke processen  

Wat is de definitie van een software robot? 

De definitie van software robot verschilt nogal. Er zijn in de basis twee definities: 

• Één geautomatiseerd proces, ook wel robotscript of automation genoemd  
• Één digitale medewerker, ook wel unattended robot genoemd, met een eigen Windows account en machine, en 24 uur runtime op één dag om meerdere processen uit te voeren 

Wat zijn de kosten van een software robot? 

De kosten van een software robot bestaan uit drie verschillende componenten: 

• Ontwikkelkosten: eenmalig, afhankelijk van de complexiteit van het proces, en of deze door een interne of externe ontwikkelaar wordt gebouwd, vaak tussen de 5 en 20 dagen 
• Licentiekosten: afhankelijk van een attended of unattended robot licentie, en het aantal processen dat gebruikmaakt van zo’n licentie. Met één licentie kun je meerdere processen automatiseren en sequentieel (dus één tegelijkertijd) uitvoeren  
• Beheerkosten: afhankelijk van of je dit intern of extern hebt belegd, gemiddeld één uur per maand om aanpassingen door te voeren door wijzigingen in de applicatie, input data of werkwijze van het proces 

Meer weten over RPA?

Door het inzetten van een virtuele collega worden gestandaardiseerde werkzaamheden van je personeel overgenomen, waardoor er dag en nacht kan worden doorgewerkt en de productiviteit van je werknemers aanzienlijk wordt verhoogd.

Ben je nieuwsgierig naar de mogelijkheden van robotisering voor jouw organisatie? Neem dan contact op met Mark de Poorter, partner Tacstone Technology.