Sutfene RPA Klantencase

Sutfene is een dienstverlenende organisatie in de ouderenzorg met ongeveer 900 medewerkers en 500 vrijwilligers. Deze diensten worden geleverd vanuit de eigen locaties in Zutphen, Eefde, Gorssel en Warnsveld.

Aanleiding RPA Pilot

In 2019 gaf Tacstone een presentatie over RPA voor het PE-café via Pluc Training, waarbij Sutfene enthousiast en tegelijkertijd nieuwsgierig werd naar de belofte van Robotic Process Automation (RPA) voor haar eigen organisatie. De pilot betrof het robotiseren van een 5-tal processen op de afdeling Finance & Control om een verdere effectiviteits- en efficiencyslag te realiseren. Gezien het succes hiervan, was er ruimte om kansen en mogelijkheden op andere afdelingen te verkennen. Naar aanleiding hiervan zijn er 2 robots bijgekomen op de Human Resources afdeling.

Robots in productie

Er zijn inmiddels 7 robots in productie en deze worden wekelijks gebruikt in systemen zoals ProActive, AFAS, Ysis, ONS & Exact. Hiernaast ziet u een filmpje van één van de robots (de GRZ Tijdsregistratie). Voor een uitgebreide uitleg over deze robot klikt u hier.

GRZ Tijdsregistratie Robot

Aanpak

Op basis van een RPA quick-scan op de afdeling Finance & Control zijn er meerdere in aanmerking komende processen geïdentificeerd voor RPA, welke vervolgens zijn gekwalificeerd aan de hand van selectiecriteria. De uiteindelijke selectie van 5 processen werd gebaseerd op basis van de complexiteit van het proces en de beoogde voordelen door robotisering. Vervolgens zijn er in overleg met Sutfene nog eens 2 andere processen gekwalificeerd en geïmplementeerd.

Na een periode van voorbereiding (inrichten ICT omgeving, toegang tot testomgeving van applicaties, aanmaken accounts, etc.) is Tacstone begonnen met het ontwerp van het proces. Een belangrijk onderdeel hierin is het in kaart brengen van de uitzonderingen om vervolgens eerst te optimaliseren, en dan te robotiseren. Nadat de robots ontwikkeld waren door onze RPA developers, is er een demonstratie gegeven aan de medewerkers van Sutfene, zodat zij direct een goed begrip van RPA kregen. Daarnaast bracht dit veel ideeën naar boven voor andere geschikte processen op de afdeling.

Resultaat

Door het robotiseren van 7 repetitieve, administratieve processen (waaronder een 20-tal rapportages uit YSIS en het wekelijks coderen van facturen) zijn de volgende voordelen behaald en doelstellingen gerealiseerd:

  • Verbeterde rapportage door hogere export frequentie (dagelijks ipv maandelijks)
  • Tijdsbesparing
  • Meer werkplezier en minder frustraties (time-outs van systemen)
  • Inventarisatie van geschikte processen/taken op de afdeling Finance & Control
  • Kennis van, en ervaring met, RPA software en implementatie
  • Basis voor vervolg waaronder inrichting van IT omgeving

Tacstone als UiPath implementatiepartner in Nederland

Tacstone is officiële implementatiepartner van UiPath in Nederland en heeft door de jaren heen veel kennis en ervaring opgebouwd in diverse digitale transformatie projecten in de zorgsector. Ook benieuwd naar de mogelijkheden van RPA binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op.