Automatisering onderwijsprocessen met RPA

De toepassing van Robotic Process Automation (RPA) neemt momenteel een enorme vlucht. Ondanks de enorme potentie van RPA lijkt het alsof veel onderwijsinstellingen hier nog niet actief en op grote schaal mee bezig zijn. Dit terwijl er zowel in de back-office als in het ondersteunen van docenten o.a. door toenemende werkdruk en administratieve lasten veel mogelijkheden lijken te liggen.

In het eerste halfjaar van 2019 heeft Tacstone een onderzoek uitgevoerd naar de huidige toepassing en mogelijkheden van RPA in back-office en primaire onderwijsprocessen van onderwijsinstellingen. Dit onderzoek had als doelstelling om:

  • Een bijdrage te leveren aan digitalisering en verbetering van het onderwijs.
  • Meer bewustzijn te creëren over de mogelijkheden van RPA in de onderwijssector.
  • Kennisdeling te faciliteren over specifieke “back-office software robots” voor onderwijsinstellingen.
  • Toepassingsmogelijkheden te verkennen en praktijkvoorbeelden te delen.
  • Onderwijsinstellingen te ondersteunen met het opnemen van RPA in het curriculum middels het Academic Alliance Programma van UiPath.

Download hier de resultaten van het onderzoek naar automatisering van onderwijsprocessen met RPA.

Deelnemers onderzoek

De deelnemers aan dit onderzoek zijn werkzaam bij circa 30 verschillende onderwijsinstellingen, variërend van MBO instellingen tot HBO instellingen tot universiteiten. Enkele van de meest voorkomende rollen/functies onder de deelnemers aan het onderzoek zijn: Directeur Bedrijfsvoering, Directeur Finance, Hoofd Informatievoorziening, IT Manager, Teamleider Administratie, Teammanager Financiën en Informatie Manager.

Aantal processen Bekend met RPA 2

Samenvatting onderzoek naar RPA binnen onderwijsinstellingen

  • 59.4% van de deelnemers geeft aan (enigszins) bekend te zijn met RPA. 40.6% geeft aan helemaal niet bekend te zijn met RPA.
  • Van de deelnemers die aangeven bekend te zijn met RPA, geeft 36.8% aan nog geen processen/taken met RPA software geautomatiseerd te hebben. Onderwijsinstellingen die al wél enkele processen/taken hebben “gerobotiseerd” lijken voornamelijk nog in de pilot/Proof of Concept fase te zitten.
  • RPA wordt voor het grootste deel toegepast om (administratieve) processen gerelateerd aan het onderwijs te automatiseren, gevolgd door processen op de afdeling/dienst Financiën, HR en IT.
  • Onderwijsinstellingen schakelen externe ondersteuning in voor zowel de analyse & design, ontwikkeling, en beheer & onderhoud fase. Voor de analyse & design en ontwikkeling fase worden de werkzaamheden grotendeels uitbesteed aan een externe partij. Het beheer & onderhoud wordt grotendeels zelf gedaan met ondersteuning.
  • Onderwijsinstellingen zien maar een beperkt aantal uitdagingen met RPA, maar lijken tegelijkertijd te beseffen dat RPA geen plug & play is. Change management van medewerkers, het ontwikkelen van een visie & strategie rondom RPA en RPA programmeerkennis en capaciteit zijn de belangrijkste aandachtspunten.
  • Er lijken meerdere “voornaamste” redenen te zijn voor onderwijsinstellingen om RPA in te zetten. Het verminderen van fouten binnen processen en besparing van tijd en kosten worden het vaakst genoemd. Deze worden gevolgd door het verbeteren van de studenten- en docent ervaring, verbeteren van compliance, en creëren van meer werkplezier.
  • RPA staat bij 84.6% van de deelnemers die niet bekend zijn met RPA nog niet op de (digitaliserings)agenda. Dit betekent dat er een belangrijke taak ligt voor het creëren van meer bewustzijn over de mogelijkheden en toepassingen van RPA in de onderwijssector.
  • 15.6% van de deelnemers geeft aan dat RPA is opgenomen in het curriculum op hun onderwijsinstelling. Het is onbekend welke vorm dit precies heeft.
  • Er is aantoonbare interesse (~50%) in zowel het opnemen van RPA in het curriculum (incl. gratis software) als ook een gastcollege over RPA.

Over Tacstone

Onze ambitie is sinds de start geweest om het betere alternatief te zijn naast de grote consulting bedrijven. Wij combineren diepgaande kennis van strategie, procesoptimalisatie en ICT met tientallen jaren advieservaring en een onafhankelijke no-nonsense aanpak. Dit alles doen wij onder de paraplu van “Digitale Transformatie”. Één van onze diensten is het ontwikkelen en implementeren van zogenaamde software robots om processen te automatiseren. Hiervoor gebruiken we de software van UiPath, waar wij tevens officiële implementatiepartner in Nederland van zijn. Hieronder vind u meer informatie over onze diensten op het gebied van Robotic Process Automation (RPA) en wat het inhoud om officiële implementatiepartner van UiPath in Nederland te zijn.

Wilt u meer informatie over dit onderzoek of onze RPA dienstverlening? Neem dan contact met ons op.