VU consolideert 35 rekeningschema’s met SAP System Landscape Optimizer (SLO)

VU_logo

 

 

 

De Vrije Universiteit Amsterdam (VU) maakt sinds 1996 gebruik van SAP en na zoveel jaren bleek een grondige opschoonactie wenselijk. De geleidelijke uitbreiding van SAP had geresulteerd in maar liefst 35 verschillende rekeningschema’s en controlling gebieden. Vrijwel iedere faculteit en dienst had in SAP een eigen inrichting gekregen, waardoor financiële processen zoals de maand- en jaarafsluiting steeds meer werden vertraagd.

Tacstone heeft de VU ondersteund in het samenvoegen van alle verschillende bedrijven, rekeningschema’s en controllinggebieden in SAP, tot uiteindelijk één controllinggebied en één rekeningschema. Hierbij werd gebruik gemaakt van SAP System Landscape Optimizer (SLO), een slimme tool waarmee eenmaal ingerichte en gebruikte organisatiestructuren met terugwerkende kracht kunnen worden aangepast.

Het projectteam heeft een zeer uitgebreide mapping gemaakt van alle financiële stamgegevens van grootboekrekeningen, kostenplaatsen, omslagcycli, primaire en secundaire kostensoorten, prestatiesoorten, profit centers etc. Alle stamgegevens en boekingen teruggaand tot 1996 zijn hierbij geconverteerd. Tegelijkertijd is het rekeningschema geoptimaliseerd, waarbij het is gelukt om de lopende processen niet te verstoren en de ‘business as usual’ door te laten gaan.

Het project is inmiddels succesvol opgeleverd en vormt een goede basis voor verdere optimalisatie, zoals het standaardiseren van de financiële structuren en het Kosten Doorbelastings Model (KDM).