Pluryn RPA Klantencase

Pluryn is een organisatie die jongeren en volwassenen ondersteunt bij het vergroten van kansen op een zo volwaardig en zelfstandig mogelijke plek in de samenleving. Ze zijn hierbij landelijk actief met meer dan 400 locaties, 7400 professionals en 100 vrijwilligers.

Aanleiding RPA Pilot

Pluryn heeft RPA ingezet met de ambitie om tijd- en kostenbesparingen te realiseren. In eerste instantie was dit binnen de financiële afdeling, alvorens het is uitgebreid naar de rest van de organisatie.

Aanpak

Er is gestart met een procesanalyse binnen de financiële afdeling van Pluryn. Hierbij zijn een aantal taken geselecteerd die in aanmerking kwamen voor een Proof of Concept (PoC) project op basis van kosten- en tijdbesparingen en complexiteit.

Hierbij zijn twee processen naar voren gekomen die binnen het tijdvak van deze PoC gerobotiseerd konden worden. Het eerste proces richt zich op het coderen van ontvangen facturen in ProActive. Het tweede proces is het verplaatsen van binnengekomen e-mails met facturen naar de juiste directory zodat deze facturen automatisch in ProActive kunnen worden gezet.

Om duidelijkheid te scheppen over het verloop van het proces is er in samenwerking met de procesexperts een detailbeschrijving van het proces gemaakt (een Process Definition Document) waarin alle handelingen van de medewerkers (inclusief de afhandeling van uitzonderingen op het hoofdproces) en de geraadpleegde ICT-systemen zijn beschreven. Om het ontwikkelproces te stroomlijnen is vervolgens, samen met de ICT-afdeling van Pluryn, een beveiligde en goedwerkende infrastructuur voor RPA ingericht. Hierna heeft de RPA Developer van Tacstone in UiPath community Studio binnen 2 sprints de software robot ontwikkeld.

Naast het ontwikkelen van de software robots zijn Tacstone en Pluryn ook gestart met het trainen van werknemers binnen Pluryn zodat er in de toekomst gewerkt kan worden in de vorm van co-creatie. Hiervoor is de UiPath Academy gebruikt. Deze staat vol met gratis trainingen om de eerste stap als UiPath developer te kunnen maken.

Resultaat

De doelstelling van deze RPA pilot was om de toepasbaarheid en de meerwaarde van software robots in combinatie met de UiPath Orchestrator te onderzoeken en om een begin te maken aan het ontwikkelen van eigen RPA kennis binnen Pluryn. Dit is zeker gelukt! Ondanks deze tijd van de corona crisis is het gelukt om binnen budget en tijd de robots op te leveren. De processen hebben al verschillende keren gedraaid in productie en zowel medewerkers als management zijn enthousiast over de mogelijkheden die Tacstone en UiPath bieden. Hiermee is een belangrijke stap gezet om RPA breder in te gaan zetten binnen Pluryn.

Tacstone als UiPath implementatiepartner in Nederland

Tacstone is officiële implementatiepartner van UiPath in Nederland en heeft door de jaren heen veel kennis en ervaring opgebouwd in diverse digitale transformatie projecten in de zorgsector. Ook benieuwd naar de mogelijkheden van RPA binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op.