Ozcar RPA Klantencase

OZCAR is voor instellingen in de culturele sector uitgegroeid tot DE business partner voor de financiële functie. Het team brengt culturele kennis en ervaring samen met expertise uit andere sectoren.

Alhoewel Ozcar gebruikt maakt van de modernste software, bestaan er ook handmatige, repetitieve taken die Ozcar voor al haar klanten over kan nemen. Met name in de drukke periodes kan het frustrerend zijn om bepaalde repetitieve taken steeds opnieuw uit te moeten voeren, wat nou niet persé een positieve bijdrage levert aan het werkplezier. Daarnaast zijn sommige processen foutgevoelig, en is er ook behoefte aan korte doorlooptijd om bijv. altijd inzicht te hebben in de laatste cijfers.

Doelstelling

Doel was het ontwikkelen van een “betaalrobot” die volledig geautomatiseerd betaalbestanden aanbied aan klanten.

Wat doet de robot?

De betaalrobot van OZCAR begint met het uitlezen van een klantenbronbestand. Dit is een Excel bestand met informatie over klanten en regels voor de robot. Na het uitlezen van het klantenbronbestand start de robot het boekhoudprogramma Twinfiield (webapplicatie).

Vervolgens gaat de robot voor elke klant een aantal handelingen uitvoeren, afhankelijk van de informatie en regels die bij de desbetreffende klant in het Excel klantenbronbestand staan. Eerst checkt de robot of hij deze klant moet behandelen of niet. Als de robot de klant mag behandelen kijkt die of er bankafschriften uitgezocht moeten worden en lettert deze de openstaande crediteuren en debiteuren af. Hierna rond de robot alle oude betaalbatches af en maakt hij een nieuwe betaling aan. Van deze betalingen maakt de robot een betaalbatch en een betaaladvieslijst en deze worden opgestuurd naar de klant, zodat alles gereed is om in een keer de betaling te voldoen.

Een mooie extra service van OZCAR voor haar klanten waarbij het saaie repetitieve werk wordt overgenomen en er tijd is bespaart voor overige werkzaamheden. Een groot bijkomend voordeel is het feit dat de robot dagelijks het betalingsverkeer van alle opdrachtgevers bij werkt. Deze informatie wordt automatisch terug gegeven aan het verkoopfacturen pakket. Klanten kunnen zo met de meest actuele informatie hun debiteurenbeleid uitvoeren.

Tacstone als UiPath implementatiepartner in Nederland

Tacstone is officiële implementatiepartner van UiPath in Nederland en heeft door de jaren heen veel kennis en ervaring opgebouwd in diverse digitale transformatie projecten in de zorgsector. Ook benieuwd naar de mogelijkheden van RPA binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op.