Klantcase RPA voor Gemeente Fryske Marren

Gemeente Fryske Marren is een gemeente in het zuidwesten van provincie Friesland met >50.000 inwoners, 650 medewerkers en als grootste plaatsen Joure, Lemmer en Balk. Deze ambitieuze organisatie is continu op zoek naar verbetering van haar dienstverlening, onder andere door het digitaliseren en automatiseren van handmatige taken om zo efficiencyvoordelen te realiseren. Uit een recent onderzoek is naar voren gekomen dat de gemeente in de komende jaren meer werk moet verrichten met minder personeel. Met als doelstelling dat inwoners en bedrijven in deze gemeente in 2020 circa 80% van de gemeentelijke dienstverlening snel, efficiënt, plaats- en tijd-onafhankelijk, zelf digitaal kunnen regelen, lijkt robotisering van administratieve, repetitieve en manuele processen een zeer waardevolle bijdrage te kunnen leveren.

Vanuit de behoefte aan efficiëntere processen, minder administratieve lasten en kostenbesparingen is deze gemeente in 2019 gestart met een verkennend onderzoek naar de impact en mogelijkheden van Robotic Process Automation (RPA). Middels een uitgevoerde Proof of Concept door Tacstone binnen de afdeling Financiële Administratie zijn vervolgens enkele geschikte taken (“quickwins”) geselecteerd en vervolgens geautomatiseerd. In deze PoC lag de focus op:

    • Samenwerking tussen medewerkers en digitale ontwikkelingen (mens & robot)
    • Mogelijkheden verkennen voor het aanbieden van een 24/7 dienstverlening en een efficiënte integratie tussen front- en back-office
    • Realiseren van tijdsbesparing door automatisering in het codeerproces van facturen (Key2Financiën) en het updaten van de online GEMMA Softwarecatalogus (VNG)
    • Ervaring opdoen met de RPA software van UiPath
RPA voor Gemeente Fryske Marren

Praktijkvoorbeeld & demo: robotscript voor het updaten van de online GEMMA Softwarecatalogus (initiatief van VNG)

Deze online softwarecatalogus is een initiatief van de VNG. Het doel is om gemeenten kennis en informatie uit laten wisselen en de gebruikte software te laten vergelijken met andere gemeenten. Daarnaast geeft de softwarecatalogus inzicht in het huidige en toekomstige softwareaanbod van de aangemelde ICT-leveranciers. Gemeenten gebruiken de GEMMA Softwarecatalogus bij ICT-vervangings- of investeringsvraagstukken. Zij vergelijken hun ingevoerde applicatielandschap en koppelingen met anderen en zoeken contact met vergelijkbare gemeenten.

De Fryske Marren dient jaarlijks alle gebruikte softwarelicenties in te voeren in deze softwarecatalogus. Dit is een tijdrovend, handmatig en op standaard regels gebaseerde taak, welke ideaal is voor een “software robot”. Tacstone ontwikkelde in enkele dagen een script in RPA software UiPath Studio om deze taak te automatiseren. Hieronder zie je de Virtuele Medewerker (“software robot”) aan het werk. De robot loopt hierbij bewust rustig, waarbij een aantal handelingen hier worden laten zien, maar niet noodzakelijk zijn in de daadwerkelijke uitvoering. De daadwerkelijke uitvoering gaat vele malen sneller.

Ebert knol uipath implementatie

Meer weten?

Ook benieuwd naar de mogelijkheden van RPA? Benieuwd hoe we in een periode van 2 maanden een laagdrempelige Proof of Concept kunnen uitvoeren met gratis Uipath software licenties? Neem dan contact op met Ebert Knol.