Organisatie 

Holland Casino N.V. verzorgt met bijna 4000 medewerkers verspreid over 14 vestigingen en een hoofdkantoor in Nederland een gevarieerd spel– en horeca aanbod voor 5,8 miljoen gasten op jaarbasis. Holland Casino is een staatsdeelneming en wereldwijd toonaangevend op het gebied van veilig en verantwoord spelen.  

De aanleiding 

Bij Holland Casino worden periodiek zo’n 1600 grootboekrekeningen (verdeeld over 15 locaties) met ruim meer dan 100.000 open posten in SAP verklaard. Dit proces kostte erg veel tijd en bevatte veel risicovolle handmatige bewerkingen. Er was nauwelijks tijd voor controles, analyses en procesverbeteringen. Een actueel statusoverzicht was niet goed beschikbaar, mede doordat aansluitingen verdeeld waren over honderden Excel bladen. 

In de dagelijkse praktijk moesten medewerkers v an Holland Casino zeer veel kopieer en plak’-werk doen vanuit allerlei downloads naar Excel: niet erg motiverend en bovendien tijdrovend. Het management had geen overzicht over het proces: een ongemakkelijke situatie waar menig betrokkene ‘de kriebels’ van kreeg. 

Gewenste oplossing 

Er was sterke behoefte aan een oplossing c.q. een model dat zoveel mogelijk handmatige werkzaamheden op flexibele wijze kon automatiserenHierdoor zou het team dan meer tijd kunnen besteden aan analyses en mogelijke correcties en procesverbeteringen  

De oplossing: het FCS model  

Het proces van aansluitingen is met de betrokken medewerkers in detail bekeken inclusief gewenste verbeteringen: bestanden, criteria voor aansluitingen en (automatische) vereffeningen, toewijzingen van (groepen van rekeningen) aan medewerkers, rapportages voor medewerkers en management. 

Op basis hiervan is het FCS (Fast Close Software) Model geïmplementeerd. Daarnaast is een parameter bestand gemaakt, waarin alle ‘business rules (die voorheen in de hoofden van medewerkers zaten) overzichtelijk in tabellen zijn opgenomen. 

Met ‘1-druk-op-de-knop’ worden nu alle bestanden ingelezen en alle automatische vereffeningen/aansluitingen gemaakt met ‘upload-bestanden’ voor SAP. Open items die overblijven worden in handige overzichten geplaatst per medewerker/locatie. Aantekeningen/acties uit vorige aansluitingen worden automatisch overgenomen ter verdere controle. Nieuwe rekeningen/codes e.d. worden direct gemeld. Er is een sluitende audit trail en optimaal versie beheer. Hieronder staat een flowchart van dit proces. 

Holland Casino Logo
Flowchart Holland Casino

Resultaten 

‘Wij zijn heel blij met het FCS model en we besparen nu al 350 uur per maand’  

  • Tijdbesparing van 350 uur per maand 
  • Doorlooptijd proces sterk verkort  
  • Kwaliteit van proces verbeterd 
  • Zowel de medewerkers als het management zijn erg tevreden  
  • Veel automatische controles en aansluitingen; grote afname van handmatig werk 
  • Veel meer tijd nu voor analyses en procesverbeteringen 

Karin den Dunnen (Directeur Finance & Control):
Van tevoren hadden wij dit niet verwacht, omdat er bij HC zoveel handmatig ging. Maar de combinatie van financiële- en IT-kennis van Tacstone heeft geleid tot een geautomatiseerd model waarin ook al onze financieel administratieve eisen goed zijn meegenomen.
De afdeling heeft het omarmd en het management kan het goed gebruiken voor verdere procesverbeteringen in systemen en afdelingen.  

Sander Boehlé (Manager Financial Accounting):
Alle aansluitingen zijn voorzien van geautomatiseerde vastleggingen van (SOx-) controles. De voortgang kunnen we direct uitlezen. Van alle verwerkingen worden gedetailleerde audit-trails gemaakt. Dat levert een sterke controle op en wij kunnen ons focussen op probleemgebieden. Wbesparen nu 350 uur per maand. Veel vervelend werk is nu geautomatiseerd. Daarnaast hebben we nu aanvullende top-down analyses, rapportages en vereffeningen waar we vroeger niet aan toe kwamen. Voor de medewerkers is het werk ook prettiger geworden. Door de eenvoud van het proces is nu de back-up mogelijkheid tussen medewerkers enorm vergroot. Alle details met verklaringen kunnen eenvoudig in 1 totaal bestand vermeld worden; bijvoorbeeld t.b.v. dashboard-analyses. 

Marjo Kwast (Financial Accountant):
Tijdens het project konden allerlei nieuwe wensen nog goed ingebouwd worden. Het model is erg flexibel, gebruiksvriendelijk en bespaart ons veel tijd. Nieuwe rekeningen, (verantwoordelijke) medewerkers etc. kunnen we zelf eenvoudig aanpassen in het model. Het model waarschuwt bij nieuwe codes, ontbrekende bestanden e.d. Er worden automatisch allerlei aansluitingen gemaakt en gemeld als/waar er verschillen zijn. We kunnen nu heel handig geautomatiseerd vastleggen wanneer de invoer of controle gereed is Verklaringen en hyperlinks uit vorige periodes worden automatisch overgenomen. Veel eentonig werk is nu vervallen. Posten die o.b.v. onze criteria automatisch vereffend kunnen worden, komen in aparte bestanden die we in SAP kunnen importeren. Dat scheelt enorm veel tijd. Door handige overzichten zien we nu ook direct welke probleemgebieden we moeten aanpakken. Daarmee hebben we al heel veel kunnen opschonen en processen verbeterd.

Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden van FCS voor uw bedrijf? Neem dan contact op met Daan Bos: daan.bos@tacstone.nl of 06 24621524