Tacstone ontwikkelt software robots voor zorginstelling Sutfene

Tacstone heeft met behulp van de software van UiPath 5 verschillende processen geautomatiseerd binnen de afdeling Finance & Control. Sutfene is een dienstverlenende organisatie in de ouderenzorg met ongeveer 900 medewerkers en 500 vrijwilligers. Deze diensten worden geleverd vanuit de eigen locaties in Zutphen, Eefde, Gorssel en Warnsveld.

Aanleiding RPA pilot

In 2019 gaf Tacstone een presentatie over RPA voor het PE-café via Pluc Training. Tijdens deze presentatie werd Sutfene enthousiast en tegelijkertijd nieuwsgierig naar de belofte van Robotic Process Automation (RPA) voor haar eigen organisatie. Het doel van deze RPA pilot was om op de afdeling Finance & Control een 5-tal processen te robotiseren, en zo een verdere effectiviteits- en efficiencyslag te realiseren. Daarnaast was er ruimte om kansen en mogelijkheden op andere afdelingen te verkennen, en te ervaren wat er komt kijken bij de ontwikkeling, implementatie en het beheer van software robots.

Aanpak

Op basis van een RPA quick-scan op de afdeling Finance & Control zijn er meerdere processen geïdentificeerd welke in aanmerking kwamen voor RPA. Vervolgens zijn deze processen gekwalificeerd met behulp van RPA selectiecriteria, en is er een selectie gemaakt van 5 processen. Deze 5 processen werden gemarkeerd als “quick-wins” op basis van de complexiteit van het proces en de beoogde voordelen door robotisering. Hierbij werd ook gekeken naar de gebruikte applicaties en systemen, waaronder YSIS, ProActive en Exact.

Na een periode van voorbereiding (inrichten ICT omgeving, toegang tot testomgeving van applicaties, aanmaken accounts, etc.) is Tacstone begonnen met het ontwerp van het proces. Een belangrijk onderdeel hierin is het in kaart brengen van de uitzonderingen om vervolgens eerst te optimaliseren, en dan te robotiseren. Alle informatie over het proces waaronder de procesbeschrijving, uitzonderingen, gebruikte applicaties, beschikbare testdata en benodigde procesaanpassingen zijn vastgelegd in een zogenaamd Development Specification Document (DSD). Na de fase van analyse en ontwerp zijn de RPA developers van Tacstone begonnen met de ontwikkeling van de software robots. Na de User Acceptance Test was het tijd voor een demo op de gehele afdeling (~15 deelnemers), waarin de robots werden gedemonstreerd. Deze demo gaf de overige medewerkers van Sutfene direct een goed begrip van RPA en bracht veel ideeën naar boven van andere geschikte processen op de afdeling.

Resultaat

Het resultaat van deze RPA pilot bestaat uit meerdere aspecten. Door het robotiseren van 5 repetitieve, administratieve processen (waaronder een 20-tal rapportages uit YSIS en het wekelijks coderen van facturen) zijn de volgende voordelen behaald en doelstellingen gerealiseerd:

    • Verbeterde rapportage door hogere export frequentie (dagelijks ipv maandelijks)
    • Tijdsbesparing
    • Meer werkplezier en minder frustraties (time-outs van systemen)
    • Inventarisatie van geschikte processen/taken op de afdeling Finance & Control
    • Kennis van en ervaring met RPA software en implementatie
    • Basis voor vervolg waaronder inrichting van IT omgeving

De volgende stap is een bredere inventarisatie in de organisatie voor geschikte taken/processen om op te schalen. Daarnaast is het beheer van de robots ingericht, en worden de uitkomsten en resultaten van de robot gemonitord.

Tacstone als UiPath implementatiepartner in Nederland

Tacstone is officiële implementatiepartner van UiPath in Nederland en heeft door de jaren heen veel kennis en ervaring opgebouwd in diverse digitale transformatie projecten in de zorgsector. Ook benieuwd naar de mogelijkheden van RPA binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op.