RPA volgens de Lean methode: we bouwen géén onzin robots

RPA is het automatiseren van vooral repeterende taken met robotscripts die het menselijke handelen achter de computer kunnen simuleren. Lean is een veelgebruikte methodiek die is gericht op het continu verbeteren van processen. Bij Lean gaat het niet persé over het automatiseren van die processen, maar om het elimineren van inefficiënties en het benadrukken van taken die echt waarde toevoegen. Hoe gaan RPA en Lean nu samen? Is Lean goed toepasbaar in een RPA traject? Of juist andersom? 

De opkomst van RPA 

Robotic Process Automation (RPA) is de wereld aan het veroveren. Gartner heeft Hyperautomation als dé belangrijkste strategische technologietrend benoemd voor 2020 (Panetta, 2019). Hyperautomatisering brengt verschillende componenten van procesautomatisering samen, door tools en technologieën te integreren die de mogelijkheid om werk te automatiseren, versterken. Het begint met RPA in de kern, en breidt de automatiseringsmogelijkheden uit met Artificial Intelligence (AI), Process Mining, Analytics en andere geavanceerde tools. RPA heeft zich ontwikkeld tot de snelst groeiende technologie in de categorie enterprise software. En in deze technologie wordt UiPath steevast door analisten zoals Gartner, Forrester en de Everest Group aangemerkt als dé marktleider. UiPath heeft in de afgelopen jaren meer dan 1 miljard (!) aan investeringen opgehaald en de waarde van het bedrijf wordt inmiddels op ruim 10 miljard (!) geschat. Tacstone maakte in 2018 de keuze om zich volledig te focussen op het UiPath platform, een keuze waar wij tot op de dag van vandaag geen spijt van hebben gehad.  

Technologie en ICT zijn niet meer weg te denken uit bedrijfsprocessen. Het mag duidelijk zijn dat automatisering een steeds belangrijkere rol speelt. Dat er binnen de meeste bedrijven een aanzienlijk aantal processen zijn die (verder) geautomatiseerd kunnen worden, is geen verrassing. Vanuit meerdere invalshoeken ontstaat bij organisaties de wens om te automatiseren: efficiënter werken, menselijk kapitaal kunnen inzetten op activiteiten die écht waarde toevoegen, vermijden van fouten in het bewerken van gegevens, waarborgen van continuïteit, et cetera. De COVID-19 crisis lijkt de digitale transformatie en investeringen in nieuwe technologie zelfs te versterken, zo blijkt uit een recent onderzoek van Forrester. 

Eerst procesanalyse, dan optimalisatie en tenslotte automatisering

Ieder RPA project begint met het analyseren van processen en het selecteren van taken en processen die geschikt zijn voor automatisering door RPA. Bij deze analyse wordt in kaart gebracht wat de potentiële besparing is en welke andere baten – denk aan foutreductie of het verkorten van de doorlooptijd van processen – RPA kan opleveren. Bij deze analyse dienen we ook te bekijken of een proces enigszins stabiel is en of het wellicht mogelijk – of zelfs noodzakelijk – is om het proces eerst te optimaliseren. Tacstone hanteert hierbij het bekende ESSA principe: Eliminate, Simplify, Standardise, Automate. Ofwel eerst processtappen elimineren die geen waarde toevoegen, daarna het proces simplificeren en standaardiseren en dan pas automatiseren. 

Waarom doen we dat op die manier? Eerst en vooral omdat het niet effectief is om een “rammelend proces” een-op-een te robotiseren. Daarmee maak je immers de uitvoering van het proces wel efficiënter, maar laat je vaak kansen liggen om de effectiviteit en toegevoegde waarde te vergroten. Hierin komt Lean om de hoek kijken. Lean is een concept dat is gericht op het continu verbeteren van de snelheid en kwaliteit van processen, met name door het elimineren van inefficiënties. Het doel van Lean is om het eindresultaat zo nauwkeurig mogelijk op te leveren, tegen de laagst mogelijke kosten en met de hoogst mogelijke flexibiliteit. De vraag die we onszelf vaak stellen is niet alleen “wat kan er worden gerobotiseerd?”, maar óók “wat hoeft er niet te worden gerobotiseerd?”.  

Lean en continu verbeteren 

Bij Lean gaat het dus over het continu verbeteren van processen door het elimineren van inefficiëntie, ofwel het verwijderen van verspillingen uit een proces. Hiervoor biedt Lean verschillende technieken en methodes. Met de juiste uitvoering kan hiermee 20% van de potentie in resultaten behaald worden.  Een veel groter deel wordt bepaald door het inzetten van de juiste vaardigheden, houding en gedrag. De basis van het continu verbeteren is een organisatie met leidinggevenden en medewerkers die samen gestructureerd aan verbetering werken. Lean is een “way of working”. Om deze manier van werken te integreren in alle lagen van de organisaties, is het van belang om medewerkers mee te nemen in het proces van verbeteren in kleine stapjes, en zodoende impact te maken. Medewerkers leren hierbij zelf verandering te creëren, door zelf en samen processen stap voor stap te verbeteren. In onderstaand figuur (figuur 1) wordt dit geïllustreerd met de bovenste lijn. Dit staat in contrast met Prince2 en Waterval, waarbij verbeteringen in grote batches of in een zogenaamde “big bang” uitgevoerd en geïmplementeerd worden. Dit gebeurt vaak middels een projectorganisatie en buiten de eigen organisatie en medewerkers om (onderste lijn in figuur 1)

Deze manier van werken waarbij de focus ligt op het continu verbeteren in kleine stappen, in samenwerking met de medewerkers in alle lagen, levert verschillende voordelen op:  

  • Minder weerstand en een groter draagvlak creëren onder medewerkers door ze mee te nemen in het veranderproces
  • Medewerkers zijn zelf vaak het beste op de hoogte van de verbeterpunten op microniveau binnen hun eigen processen
  • Vooruitgang direct zichtbaar maken bij de medewerkers en op organisatieniveau 

Maar hoe past RPA nu precies binnen Lean en het continue verbeteren? Wanneer we nog een keer kijken naar de grafiek en de eerste lijn van het traditionele verbeteren, dan zien we bij deze lijn ook de tekst “verbeteren op technologische doorbraken”. Binnen de Lean filosofie werden tot voor kort de technologische / ICT gerelateerde procesverbeteringen buiten het stapsgewijs verbeteren gehouden. Het toepassen van nieuwe technologie of het ontwikkelen van nieuwe ICT functionaliteiten past niet binnen het kort cyclisch verbeteren. Deze meer complexe wijzigingen hebben vaak meer dan één maand doorlooptijd, en medewerkers hebben hier vaan weinig mee van doen. Derhalve worden dergelijke aanpassingen, niet geheel onterecht, vaak buiten de scope van Lean geplaatst.  

In de afgelopen jaren is daar verandering in gekomen. Nieuwe (low code) technologie zoals RPA biedt de mogelijkheid om snel functionaliteit te creëren. Hierdoor passen technologische aanpassingen wél binnen de korte cycli. Via RPA is het mogelijk om de gewenste functionaliteit binnen 2 tot 4 weken te realiseren. In figuur 2 is te ziek hoe RPA kan worden gebruikt in het kort-cyclisch verbeteren van processen binnen de Lean methodiek.  

Robots moeten waarde toevoegen door handelingen uit te voeren die anders door mensen uitgevoerd dienen te worden. Zoals eerder werd genoemd, kan Lean binnen RPA worden ingezet om de juiste activiteiten te selecteren, om te voorkomen dat er “verspillingen” geautomatiseerd worden. Met de Lean activiteiten analyse worden activiteiten en processtappen geclassificeerd:  

  • Waarde toevoegend (voor de klant, voor het eindproduct) 
  • Administratief / controle  
  • Verspilling 

De verspillingen worden geëlimineerd en de waarde toevoegende activiteiten worden over het algemeen uitgevoerd door medewerkers. De repeterende, administratieve en controle taken zijn uitermate geschikt voor RPA. Op hoofdlijnen ziet dit proces er als volgt uit: 

De combinatie van RPA en Lean in de praktijk 

In het proces van optimaliseren, is het zaak om eerst het huidige proces goed in kaart te brengen, ook wel de “AS-IS” procesbeschrijving. De tientallen jaren advieservaring binnen Tacstone maken dat wij RPA combineren met diepgaande kennis strategie, procesoptimalisatie en ICT. Op basis hiervan maken wij een opzet voor de “TO-BE” procesbeschrijving – dit is het proces dat de robot daadwerkelijk gaat doorlopen. Wie bekend is met Lean, zal zich terecht afvragen wat het tijdsbestek is van het optimaliseren van daadwerkelijke processen. Het duurt lang voordat het ideale proces is bedacht, uitgevoerd is, en weer is verbeterd. Dit proces hoeft niet van A tot Z te zijn uitgevoerd, alvorens de robot kan worden ingezet. RPA wordt tot op heden vaak nog niet ingezet voor een end-to-end proces, maar specifieke taken binnen een proces worden geautomatiseerd. Met gecombineerde kennis en ervaring van RPA en procesoptimalisatie, is het mogelijk om snel te identificeren waar de RPA kansen liggen, en waar de grootste baten ten opzichte van de kosten te behalen vallen. Het werken via Agile en/of Scrum biedt de mogelijkheid om snel resultaat te boeken, door in korte sprints de processen te identificeren en selecteren. Enerzijds kan er dan vanuit het Lean principe worden gekeken naar de delen van het proces die kunnen worden geoptimaliseerd, anderzijds kan er tegelijkertijd worden gestart met het robotiseren van de delen van het proces die al (bijna) optimaal zijn.  

Daarbij komen uiteraard uitdagingen om de hoek kijken. Een organisatie die start met RPA begint vaak met een Proof of Concept (PoC), waarbij een paar enkele taken worden geautomatiseerd. Op basis hiervan wordt besloten of RPA ook mogelijkheden biedt in de rest van de organisatie. Hierbij ervaren wij dat organisaties in de PoC of beginfase van de opschaling op korte termijn veel resultaat willen boeken, waarbij niet altijd ruimte is voor optimalisatie van de processen. Echter, optimaliseren vóór robotiseren blijkt op lange termijn toch vaak beter te zijn, waarbij het ook kan voorkomen dat er geen RPA aan te pas hoeft te komen. Indien (een deel van) een proces geautomatiseerd kan worden zónder RPA, kan er vaak veel tijd en kosten worden bespaard.  

Wanneer een proces worden geautomatiseerd buiten RPA om, en wanneer er wel RPA nodig, verschilt uiteraard per klant en per proces. Enerzijds spelen hier concrete aspecten mee: is het binnen de gebruikte applicaties mogelijk om het zelf te automatiseren? Zijn er bepaalde nieuwe applicaties die hiervoor mogelijkheden bieden? Echter moet ook de vraag worden gesteld: op basis waarvan worden de processen geclassificeerd? Hierbij hanteren wij enerzijds kwantitatieve aspecten, zoals tijd en kostenbesparing, het verkorten van de doorlooptijd en verminderen van fouten. Anderzijds kijken wij ook naar kwalitatieve aspecten, zoals het vermijden van intensief en/of saai werk voor de medewerkers.  

Lean en RPA vullen elkaar dus goed aan in het optimaliseren en automatiseren van processen. Door beide methoden slim te combineren kunnen we processen zodanig optimaliseren dat er geen onnodig werk (meer) wordt gedaan en dat het nuttige en relevante werk zoveel mogelijk wordt geautomatiseerd. Zo kunnen de medewerkers zich richten op het uitdagende en afwisselende werk. Daarnaast worden niet alleen tijd en kosten bespaard, maar kan de continuïteit van processen worden gewaarborgd, kunnen fouten worden verminderd en kan de doorlooptijd worden verkort.  

Boekreview Lean Robotics

Het boek “Lean Robotics” van John Maes en Jeroen Schijns gaat dieper in op de winnende combinatie van Lean & RPA. Dit boek begint met een basiscursus waarin er kort wordt stilgestaan bij de principes, context en toepassing van zowel Lean als RPA. Vanuit deze basis wordt een effectieve, op Lean gebaseerde aanpak om te starten met RPA geïntroduceerd. Vervolgens geven beide auteurs je in hoofdstuk 2 t/m 4 een soort roadmap voor de invoering van Lean Robotics: van voorbereiding tot uitvoering tot borging. Deze hoofdstukken zijn gevuld met allerlei praktijkcases en praktische tips, en raken alle aspecten aan die geraakt worden bij een Lean Robotics traject. Van strategie tot change management tot governance tot beheer; over alle aspecten weten de auteurs wel wat handvatten en tips te geven. Daarmee is het boek geschreven voor eigenlijk iedereen die zich begeeft op het snijvlak van ICT & Business, van directieleden tot informatiemanagers tot automatisering professionals. Als Lean Black Belt en/of RPA expert zal dit boek je weinig inhoudelijke verassingen bieden, maar wel inspiratie kunnen geven over de praktische toepassing van een combinatie van beide. Ook zit het boek vol met nuttige tools en technieken zoals het SIPOC diagram en Value Stream Mapping, welke erg geschikt zijn om processen in kaart te brengen alvorens te beginnen met het automatiseren middels RPA software. Een absolute aanrader voor iedere startende professional op het gebied van Lean en/of RPA! 

Ben je geïnteresseerd in wat de gecombineerde kennis van Tacstone en Chaptr2 in de domeinen van RPA en Lean voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op!