RPA in beheer: consistent goed-functionerende robots

Wanneer wij robots van onze klanten in productie nemen, biedt Tacstone de mogelijkheid om ook het functionele RPA beheer van de robot op zich te nemen.

Onze klanten maken hier inmiddels graag gebruik van en vanzelfsprekend doen wij dat graag! We hebben daarvoor onze RPA beheer dienst inmiddels alweer 1,5 jaar operationeel. Daarnaast hebben we ook klanten in portefeuille, die robots zelf of door derden hebben laten ontwikkelen. In beide gevallen worden de robots gecheckt bij de poort’ – en indien nodig verbeterd – op basis van onze Tacstone Ontwikkelstandaard (TOS).  

Onze ervaring is dat met name in het begin, wanneer de robot net operationeel is, incidenten kunnen optreden. Na de opstartperiode in productie wordt het echter al snel stabiel. De incidenten kort na inproductiename hebben vaak te maken met praktische uitzonderingen, die nog niet voorzien waren tijdens het ontikkelen. Wanneer deze uitzonderingen zijn verholpen, komen incidenten dan eigenlijk alleen nog voor bij wijziging van de (performance van) applicaties of infrastructuur waar de robot gebruik van maakt. Derhalve is het belangrijk dat robots worden meegenomen in de (regressie) testen bij wijzigingen van infrastructuur, autorisaties, applicaties etc. Dit om het goed functioneren van de robot te borgen ook na het doorvoeren van eventuele wijzigingen.  

De voorkomende incidenten in robots laten zich over het algemeen snel oplossen. De TOS helpt ons om het euvel snel te vinden én op te lossen. In feite onderkennen we dan ook slechts twee servicelevels: kritiek en niet kritiek. Kritieke incidenten worden binnen maximaal één werkdag opgelost.  

Met klanten komen we middels een SLA overeen welke servicelevels we afspreken. Elke robot die in beheer bij Tacstone is, krijgt afhankelijk van complexiteit en omvang, een inschatting van de hoeveelheid te verwachten ondersteuning. Deze wordt maandelijks vooraf gefactureerd en achteraf afgerekend op basis van de werkelijk bestede tijd voor support. De klant betaalt dus alleen voor daadwerkelijk geleverde ondersteuning. 

Wanneer klanten problemen ervaren met hun robot kunnen zij deze melden aan het Tacstone beheer team door middel van het inschieten van een ticket in Monday, onze beheer monitoring tool. In onderstaande afbeelding is te zien hoe een ticket ingeschoten kan worden. Hierin kan de klant aangeven wat de problemen zijn die zich voordoen en eventuele relevante informatie delen. Een van onze beheermedewerkers pakt dit op en verwerkt dit binnen de afgesproken servicelevels. Door middel van een update-feature en verschillende statussen van het ticket biedt Monday een duidelijk overzicht en een gestructureerde communicatie tool. Hierdoor is voor beide partijen te allen tijde duidelijk wat de status is en waar de actie ligt.    

RPA beheer

We merken dat, zodra robots operationeel zijn, organisaties al snel vertrouwen op een goede afwikkeling van het proces. Op het moment dat een robot zijn taak niet uitvoert, is het belangrijk om te borgen dat het incident snel en goed wordt opgelost. Met onze Tacstone RPA beheerservice zijn uw robots in goede handen! 

Wil je meer weten over onze RPA beheerpraktijk? Neem dan contact op met Cees-Willem van Rooij.