De Robot APK, een kijkje onder de motorkap

Inmiddels zijn al behoorlijk wat organisaties gestart met een RPA initiatief. Na de ‘proof of concept’ fase, waarin de werking van RPA-technologie is aangetoond, zijn robots opgenomen in de productieomgeving.

Wanneer kritische processen worden uitgevoerd door deze robots en medewerkers die voorheen het proces uitvoerden niet meer werkzaam zijn bij de organisatie, wordt de vraag of de robot betrouwbaar werk levert relevanter. Een goed oordeel over de effectiviteit en betrouwbaarheid van de robots in productie is vaak lastig op te halen, maar wel nodig in gesprekken met auditors, privacy officers etc.  Vaak ontbreekt de specifieke kennis over de robotoplossing en van de achterliggende geprogrammeerde code, alsmede kennis van het gerobotiseerde proces.  

Beoordelen van gebouwde robots 

Tacstone krijgt regelmatig vragen van klanten die al met RP zijn gestart om te beoordelen of er risico’s zijn verbonden aan de robots, zowel op het gebied van de bedrijfsvoering, maar ook meer inhoudelijk. Om deze reden hebben we een gestandaardiseerde review methodiek ontwikkeld (RPA APK) om snel inzicht te krijgen op de volgende punten: 

  • Bouwwijze: onder andere het (juist) gebruik van Framework en config, naamgeving activiteiten, annotaties, vermijden hardcoded waardes, etc. 
  • Security: Hoe wordt er omgegaan met wachtwoorden/inlognamen, en met bedrijfs- en/of persoonsgevoelige informatie?
  • Redundancy: Hoe vangt de robot verwachte en onverwachte afwijkingen op? 
  • Efficiency: Zijn activiteiten zo ontworpen dat ze op de snelste en meest eenvoudige manier hun werk doen? 
  • Documentatie: Is de robot voorzien van de juiste (ontwerp-/ en beheer)documentatie en is deze up to date? 
  • Performance: Hoe presteert de robot in termen van aantal errors en runtime? 

De methodiek kan op afstand, zonder toegang tot omgevingen of systemen, ingezet worden om een robot te beoordelen. Het vergt dus geen grote inspanning van de IT organisatie of andere bedrijfsonderdelen. 

De robot checkt de robot! 

Voor het beoordelen van de root is de volgende informatie nodig: 

  • De robotcode (een download van het actieve package uit de Orchestrator is ideaal). 
  • Documentatie zoals een Proces Definitie Document (PDD) en beheerdocumenten. 
  • Orchestrator logs van de performance van de robots over de afgelopen periode. 

Op basis van deze informatie kan de robot beoordeeld worden. Dit bestaat uit 2 delen: 

  1. Een geautomatiseerd deel: met behulp van een speciaal daartoe ontwikkelde robot wordt het proces volledig geanalyseerd en wordt gekeken naar de opbouw van alle workflows, naamgebruik, instellingen van activiteiten, hardcoded waardes etc.
  2. Vervolgens wordt deze informatie beoordeeld door een senior developer/business analist op de bovengenoemde punten. 

Het eindresultaat is een gestandaardiseerd  keuringsrapport van maximaal 1 A4. Zonder waardeoordeel, volledig gebaseerd op feiten en volledig transparant in de beoordeling.  

Wilt u meer weten over de RPA APK review methodiek? Neem dan contact op met Mark de Poorter.