ROC van Amsterdam – Introductie virtuele medewerker (RPA)

roc zuidoost klantcaseHet ROC van Amsterdam – Flevoland heeft deze zomer een nieuwe medewerker aangenomen: Robbie de Robot. Met meer dan 32.000 mbo-studenten, >400 opleidingen en >3.300 medewerkers (in FTE) is het ROCvA-F de grootste MBO instelling van Nederland. De 12 regionale MBO colleges organiseren het onderwijs, en worden ondersteund door enkele centrale diensten waaronder bijvoorbeeld Dienst Financiën en Dienst Onderwijs Informatie (DOI). Binnen deze afdelingen worden alle administratieve zaken geregeld van zowel studenten als medewerkers, bijvoorbeeld als het gaat om de indiensttreding van nieuwe medewerkers of het verwerken van (digitale) aanmeldingen van studenten.

Om de administratieve lasten op deze afdelingen te verminderen, en tevens meer werkplezier te creëren en minder foutgevoelige processen te hebben, heeft het ROCvA-F Tacstone ingeschakeld om gezamenlijk een pilot op het gebied van Robotic Process Automation (RPA) te starten. Voorafgaand aan deze pilot is er een inventarisatie gemaakt van repetitieve, handmatige en op regels gebaseerde processen waarbij er sprake is van gestructureerde input en er geen wijzigingen plaatsvinden in de komende maanden. Dit type processen is namelijk erg geschikt om te “robotiseren” en te laten uitvoeren door een virtuele medewerker ofwel “software robot”. Binnen dienst Financiën zijn er 2 administratieve processen geautomatiseerd. Daarnaast verloopt momenteel de verwerking van de digitale aanmeldingen richting het studentenadministratie systeem volledig geautomatiseerd, en zijn er ook 2 ondersteunende processen voor de uitvoering van functioneel beheer geautomatiseerd.

Voorbeeld: automatisering van administratief proces (TopDesk, EduArte & AFAS) 

Één van de geautomatiseerde processen is het verwerken van aanvraagformulieren in TopDesk, en doorvoeren van mutaties in EduArte. Dit proces ziet er als volgt uit:

  1. Open TopDesk
  2. Open openstaande meldingen
  3. Lees SharePoint aanvraagformulier uit
  4. Controleer autorisatie in AFAS
  5. Muteer rollen en organisatie eenheden in EduArte
  6. Stuur mail terug naar aanvrager
  7. Meld de TopDesk melding af

Benieuwd hoe de virtuele medewerker (Robbie de Robot) zijn dagelijkse taken uitvoert? Bekijk hieronder een schermopname van dit geautomatiseerde proces:

Tacstone als UiPath implementatiepartner in Nederland

Tijdens de RPA pilot heeft Tacstone het ROCvA ondersteund met de selectie van geschikte processen, het ontwikkelen van de scripts, het testen en implementeren van de software robot, en het inrichten van beheer. Tacstone is officiële implementatiepartner van UiPath in Nederland en heeft door de jaren heen veel kennis en ervaring opgebouwd in diverse digitale transformatie projecten in de onderwijssector.

Ook benieuwd naar de mogelijkheden van RPA binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op.