Port of Amsterdam – RPA pilot

De Amsterdamse havenregio is een van ’s werelds belangrijkste logistieke knooppunten. Met een goederenoverslag van 100 miljoen ton per jaar behoort Amsterdam tot de top vijf zeehavens van West-Europa. De strategische en centrale ligging in Europa maakt de haven makkelijk bereikbaar en verzekert uitstekende verbindingen met alle grote Europese markten. 

Aanleiding

Elke dag varen er via de sluizen van IJmuiden vele schepen het havengebied van Amsterdam binnen. Voor deze bezoeken aan Amsterdam dienen deze schepen een factuur voor zeehavengelden te ontvangen (en te betalen). Het Team Havengelden en de financiële afdeling binnen Port of Amsterdam (PoA) zorgen ervoor dat deze facturen gegenereerd worden en dat de betalingen hierop verwerkt worden. Dit is een tijdrovend en grotendeels voorspelbaar/repetitief proces, waardoor het uiterst geschikt is om hierop een software robot in te zetten. 

Aanpak

Aan het begin van de pilot heeft Tacstone samen met de proces experts binnen PoA een bredere inventarisatie en kwalificatie van mogelijk voor RPA geschikte administratieve processen uitgevoerd. Op basis van deze kwalificatie is hierboven genoemde proces geselecteerd. Samen met de ICT-afdeling van PoA is vervolgens een beveiligde en goedwerkende infrastructuur voor RPA ingericht, inclusief een testomgeving met goed bruikbare testdata. Vervolgens is een detailbeschrijving van het proces gemaakt (een zgn. Process Definition Document of ‘PDD’) waarin alle handelingen van de medewerkers (inclusief de afhandeling van uitzonderingen op het hoofdproces) en de geraadpleegde ICT systemen zijn beschreven. Hierna heeft de RPA Developer van Tacstone in UiPath Studio binnen enkele weken de software robot ontwikkeld. 

Resultaat

De doelstelling van deze RPA pilot was om de toepasbaarheid en de meerwaaarde van RPA te onderzoeken binnen Port of Amsterdam. En dat is gelukt! Tijdens een demo sessie met vrijwel de gehele Finance afdeling (er was opmerkelijk veel  interesse) zijn medewerkers en management enthousiast gewordenHiermee is een belangrijke stap gezet om RPA breder in te gaan zetten binnen Port of Amsterdam 

Tacstone als UiPath implementatiepartner in Nederland

Tacstone is officiële implementatiepartner van UiPath in Nederland en heeft door de jaren heen veel kennis en ervaring opgebouwd in diverse digitale transformatie projecten in de zorgsector. Ook benieuwd naar de mogelijkheden van RPA binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op.

Procesbeschrijving: verwerken opgave zeehavengelden

  1. Scheepsbezoek wordt geregistreerd in aparte applicatie
  2. Applicatie berekent factuurbedragen
  3. Download gegevens van scheepvaartbezoek
  4. Importeer bestand in financieel systeem
  5. Fiatteer geïmporteerde factuurregels op basis van standaard regels
  6. Selecteer factuur lay-out en overige instellingen
  7. Verstuur facturen
  8. Archiveer bestand in een archief map