Internationale fitness keten – RPA pilot voor automatisch verwerken inkomende emails

Razendsnel een reactie kunnen geven krijgen grote aantallen inkomende e-mails? Bij een grote internationale fitness keten is dit sinds oktober de normaalste zaak van de wereld geworden. Een door Tacstone ontwikkelde ‘robot medewerker’ versterkt nu het customer service team en verwerkt in z’n eentje duizenden inkomende e-mails per maand.  

Aanpak

Afgelopen zomer is het projectteam gestart om samen met de klant een RPA processelectie uit te voeren. Hieruit kwamen diverse processen boven drijven die zeer geschikt leken voor RPA, aangezien het om repetitieve, handmatige en op regels gebaseerde administratieve processen gingmet hoofdzakelijk gestructureerde digitale input. De verwachting was bovendien dat de betreffende processen en systemen in de komende periode niet ingrijpend zullen worden gewijzigd. Naast het verwerken van binnenkomende e-mails blijken ook het archiveren en het koppelen van e-mails in het Document Management Systeem (DMS) erg tijdrovend. Met zo’n 70 duizend inkomende e-mails per jaar was de business case voor RPA al snel gemaakt.

Resultaat

Het resultaat van de pilot is een operationele software robot ofwel een nieuwe “virtuele medewerker”, die verschillende soorten binnenkomende e-mails verwerkt vanuit verschillende e-mailboxen. In de eerste maanden na de ‘go live’ ging het om circa 1.500 e-mails per maand, wat reeds resulteert in een tijdsbesparing van circa 80 uur per maand. En niet onbelangrijk, de doorlooptijd van de verwerking en de reactie naar de klanten is teruggebracht van gemiddeld 5 dagen naar slechts 1 dag en onnodige fouten in de administratieve verwerking worden nu vermeden. Dit betekent meer tevredenheid bij klanten én bij de medewerkers, die zich nu meer kunnen bezig houden met de meer ingewikkelde klantvragen. 

RPA pilot Cannock Outsourcing

 

Vervolg: opschalen

Na de succesvolle pilot is het besluit genomen om RPA verder op te schalen. In een workshop met het management zijn de ambitie, randvoorwaarden en mogelijkheden t.a.v. RPA op hoofdlijnen vastgesteldDe volgende stap is het uitwerken van een concrete roadmap en hieraan invulling geven via RPA Quick Scan workshops met de afdelingen waar RPA een rol kan spelen in de komende jaren.  

Tacstone als UiPath implementatiepartner in Nederland

Tacstone is officiële implementatiepartner van UiPath in Nederland en heeft door de jaren heen veel kennis en ervaring opgebouwd in diverse digitale transformatie projecten in de zorgsector. Ook benieuwd naar de mogelijkheden van RPA binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op. 

Procesbeschrijving verwerking van binnenkomende e-mails

  1. Open Outlook
  2. Open Trace (DMS)
  3. Haal e-mails op uit de juiste Outlook folder
  4. Zoek juiste klantdossier op in Trace (DMS)
  5. Koppel ontvangen e-mail aan de klant
  6. Verstuur een reactie incl. klantspecifieke data
  7. Koppel het verstuurde sjabloon aan de klant
  8. Archiveer de e-mail