Hoppenbrouwers – Opschalen met RPA

Hoppenbrouwers is een snelgroeiend en modern installatiebedrijf in Nederland. Ooit begonnen in Udenhout als eenmansbedrijf in het jaar 1918 werken er nu meer dan 1300 medewerkers bij Hoppenbrouwers. Zo groeide de omzet in 2018 van 100 naar 155 miljoen euro, en is het bedrijf ook opgenomen in de top 250 groeibedrijven 2019. De diensten van Hoppenbrouwers betreffen zowel het ontwerpen, installeren en onderhouden van werktuigbouwkundige en elektrotechnische installaties. Hiermee is zij actief in een brede markt met een variëteit aan disciplines waaronder industriële automatisering, beveiliging, inspectie, duurzame energie, domotica, beheer & onderhoud en service.

Hoppenbrouwers & RPA

Hoppenbrouwers heeft de ambitie om de beste en duurzaamste installateur van Nederland te worden. In deze ambitie heeft Hoppenbrouwers een hele duidelijke #1 prioriteit, namelijk: medewerkers staan op nummer 1 en hebben elke dag plezier in hun werk. De combinatie van medewerkers hoog in het vaandel met een ambitieuze groeistrategie vraagt om een efficiënte inrichting van bedrijfsprocessen, om medewerkers niet onnodig op te zadelen met toenemende en hoge administratieve lasten en te zorgen voor een schaalbaar bedrijfsmodel. Om deze ambitie te realiseren is Hoppenbrouwers in 2019 begonnen met een verkenning naar de mogelijkheden van Robotic Process Automation (RPA). De belofte van RPA is immers dat het “de robot uit de mens haalt”, en zorgt voor een verlaging van de (toenemende) administratieve werklast. Daarnaast is het uitermate geschikt voor processen met een (groeiend) volume, bijv. op de afdeling Personeel & Organisatie rondom de indiensttreding van nieuwe medewerkers of op de Financiële afdeling in het factuurverwerkingsproces. Tijd voor actie dus! Een korte samenvatting van Hoppenbrouwers haar RPA journey in 2019:

    • Uitgebreid marktonderzoek en keuze voor UiPath & Tacstone
    • RPA pilot op afdeling Administratie (zie resultaten hieronder)
    • Ambities bepalen en inhaken op bedrijfsbrede groeistrategie
    • Inrichting ICT omgeving, aanschaf licenties en opleiden eigen medewerkers
    • Eigen ontwikkelstandaarden, frameworks voor processelectie en bibliotheek met herbruikbare componenten
    • Workshops op afdelingen voor inventarisatie en kwalificatie van geschikte processen
    • Opschalen!

Start van de RPA reis met UiPath en implementatiepartner Tacstone

Hoppenbrouwers is in de eerste helft van 2019 begonnen met een vergelijking van de verschillende RPA softwareleveranciers en RPA implementatiepartners in Nederland. Op basis van een kennismakingsgesprek, enkele referentiegesprekken en desk research was de conclusie van het onderzoek en daarmee het advies om te kiezen voor de software van UiPath, met Tacstone als implementatiepartner van UiPath in Nederland. De belangrijkste redenen om voor UiPath te kiezen waren de beschikbaarheid van gratis proeflicenties, het online kennisplatform voor gratis training, de schaalbaarheid en de gebruiksvriendelijkheid van de software. Tacstone is één van de officiële implementatiepartners van UiPath, met gecertificeerde UiPath Developers en een groeiend portfolio van klanten in uiteenlopende sectoren. Daarnaast heeft Tacstone in haar verleden naast RPA expertise ook veel kennis en ervaring opgebouwd op het gebied van procesoptimalisatie en ICT, en daarmee de juiste kennis in huis voor het ondersteunen van Hoppenbrouwers in het succesvol inzetten en opschalen van RPA.

Behaalde resultaten

In het 2e halfjaar van 2019 is de fundering gelegd voor het succesvol opschalen van RPA met inrichting van de juiste ICT omgeving, aanschaf van UiPath licenties, recruiteren en opleiden van (nieuwe) medewerkers, inventariseren van geschikte processen en het opnemen van RPA in de bedrijfsbrede visie en strategie van Hoppenbrouwers. Daarnaast zijn er in deze periode verschillende processen/taken geautomatiseerd, met name op de afdeling Administratie en Personeelszaken. Op deze manier is er een hoop kennis en ervaring opgedaan over het selecteren van de juiste processen, de beschikbare functionaliteiten in zowel UiPath Studio als UiPath Orchestrator, het gebruikmaken van ontwikkelstandaarden en het beheer van de robots. Tegelijkertijd zijn de volgende resultaten gerealiseerd:

    • >6.000 pakbonnen afgeboekt
    • >6.000 interne orders doorgeboekt
    • >400 urenstaten van monteurs open gezet
    • >675 scholingsuren geboekt in de urenstaten
    • >150 inleners profielen aangemaakt
    • >200 urenspecificaties gecorrigeerd
    • >10.000 inkoopfacturen geboekt

Naast deze resultaten en de flinke tijdsbesparing zorgt het gebruik van RPA ook voor kortere doorlooptijden, minder fouten, meer inzicht, hogere data kwaliteit, verbeterde compliance en meer werkplezier.

Ambities en plannen in 2020

In de komende maanden zal het RPA team bij verschillende afdelingen binnen Hoppenbrouwers een workshop organiseren voor het identificeren en kwalificeren van geschikte taken/processen om in 2020 te automatiseren. Het doel is om verder op te schalen en zoveel mogelijk medewerkers van Hoppenbrouwers te ondersteunen in hun (administratieve) werkzaamheden. Daarnaast is het RPA team bezig met het professionaliseren van UiPath Development Guidelines, monitoring & beheer, governance & control en het opleiden van nieuwe UiPath RPA Developers.

De doelstelling van het RPA team is om in 2020 een significante bijdrage te leveren aan het werkplezier van medewerkers en het faciliteren van groei. Dit betekent het verlagen van de administratieve last van minstens 50 medewerkers, het automatiseren van 50 taken/processen en het realiseren van een (tijds)besparing van € 500.000.

Reportage

RockingRobots maakte een reportage over de ontwikkeling van Robohop, de virtuele assistent van Hoppenbrouwers Techniek.