Evean met 4.000 medewerkers naar nieuw systeem

Eén nieuwe organisatiestructuur, één nieuwe werkwijze, één nieuw systeem. Met 4000 betrokkenen behoort project Harmonica van Evean tot de een van de grotere operaties binnen de
Nederlandse zorgsector. Het voorbereidende denk- en bouwwerk zit er inmiddels op en de eerste 900 medewerkers hebben het nieuwe systeem in gebruik genomen.

Stap voor stap gaan alle zorgmedewerkers met het nieuwe Caress werken. Bij de keuze voor een uniforme werkwijze hoorde de keuze voor één ondersteunend zorgadministratiesysteem: het nieuwe Caress. Mathijs Colthoff, Manager Procesondersteuning: “Als zorgorganisatie moeten we letten op onze vaste kosten. Die zijn beduidend lager als je kiest voor één systeem in plaats van drie. Niet alleen in aanschaf en beheer, maar ook in de omvang van de overhead qua ondersteuning van alle mensen die ermee moeten werken.”

 

mark matthijs

Mark de Poorter (L) en Matthijs Colthoff (R)

 

Sinds begin januari werken de medewerkers uit het oude rayon Noord-Holland Noord met het nieuwe systeem. Mark de Poorter van Tacstone, projectleider: “Voor de 900 medewerkers is alles nieuw. De mensen op het bedrijfsbureau moeten over van TIS naar Caress, terwijl de medewerkers in het veld van begin af aan moeten leren om met het Medewerkerportaal om te gaan. Zij waren tot voor kort gewend om urenbriefjes in te leveren.”

Als externe valt Mark op hoe groot de collegialiteit en zelfredzaamheid is binnen Evean: “Ik hoor verhalen van collega’s die elkaar thuis opzoeken om elkaar te helpen bij het Medewerkerportaal. Die één-op-één ondersteuning kunnen wij natuurlijk niet bieden, maar we zorgen wel voor één key-user binnen elk team. Deze collega-gebruiker weet heel veel van het Medewerkerportaal. Dus als je vastloopt, is hij of zij altijd je vaste aanspreekpunt. Komt de key-user er niet uit, dan weet hij of zij de weg naar de twee overkoepelende key-users, naar de mensen van functioneel beheer, naar de servicedesk en naar het projectteam.” Matthijs sluit daarop aan: “Eén ding is zeker: we laten niemand aan zijn lot over.”

Als manager procesondersteuning is Matthijs tevreden over de overstap tot nu toe. “Ik geef toe, het is nogal wat als je in werk nog nooit een computer nodig hebt gehad en opeens de verantwoordelijkheid krijgt over het fiatteren van je uren en looplijsten. Maar daar moet je handigheid in krijgen. Zelf vergelijk ik het graag met de bank: kun je je voorstellen dat je nu nog met je acceptgirokaart naar het bankkantoor gaat? Zelf denk ik dat we over drie jaar met een glimlach terugkijken: ‘Dat we toen nog met briefjes werkten!’.

De overstap voor alle zorgmedewerkers moet na de zomer een feit zijn. Daarna gaan ook Facilitair, Welzijn en de stafdiensten stapsgewijs over naar het nieuwe zorgadministratiesysteem