ENVIEM – Fast Close: Maandrapportage 11 dagen eerder klaar

enviem

 

 

 

 

 

ENVIEM is een internationaal opererende onderneming met activiteiten in afvalstoffeninzameling, tankstations en de productie en verkoop van smeermiddelen. ENVIEM had behoefte aan een sneller en transparanter afsluitproces om beter in te kunnen spelen op de sterk veranderde marktomgeving. Naast een versnelling van 11 dagen in het maandrapportageproces, zijn ook taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd, is er functiescheiding toegepast, en is er één op maat gemaakt afsluit- en consolidatiemodel gemaakt. Hierdoor zijn met één ‘druk op de knop’ rapportages voor alle divisies en consolidaties beschikbaar, inclusief uitvoerige audittrails.

“Door het bereikte resultaat is ENVIEM nu in staat om meer tijd vrij te maken voor analysewerkzaamheden en verdere optimalisatie in de bedrijfsprocessen, ook voor de business. Daarnaast zijn we als ENVIEM in staat geweest om direct forse besparingen te realiseren in zowel onze interne als externe kosten”
– Johan Koetje (Director Finance, ENVIEM)

De aanleiding

Binnen ENVIEM bestond behoefte aan een sneller en transparanter afsluitproces, om beter in te kunnen spelen op de sterk veranderde marktomgeving. De afgelopen jaren is veel tijd en inspanning geleverd om de financiële performance van ENVIEM te versterken.

Johan Koetje: “De snelle groei van ENVIEM in de periode 2000 tot 2010 heeft ertoe geleid dat de financieel administratieve processen zoals de maandrapportage complexer werden en dat de doorlooptijd opliep. In 2013 is bovendien de financiële rapportagecyclus gewijzigd van een eenvoudige trimesterrapportage naar een maandcyclus, waarbij er op divisieniveau meer uitgebreide rapportgages met toelichting zijn ontwikkeld. Dit zorgde voor meer zicht op de resultaatontwikkeling en de mogelijkheid om sneller te kunnen bijsturen vanuit de diverse directielagen”

Tegen deze achtergrond heeft de raad van bestuur in de persoon van Niek Jansen (CFO) de opdracht gegeven aan Tacstone om de doorlooptijd van het maandrapportageproces te halveren en het complexe consolidatiesysteem te vervangen.

Resultaten

  • Een versnelling van maar liefst 11 werkdagen in het maandrapportageproces
    • De financiële rapportage (balans en P&L) is nu gereed op werkdag 7;
    • De maandrapportage, inclusief analyses, wordt nu besproken met de CFO op werkdag 10;
  • De afsluitprocessen zijn goed beschreven en worden gedragen door de organisatie;
  • Het rapportageproces is gestandaardiseerd en centraal beheerd;
  • Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd voor elke functie in het proces. Functiescheiding is toegepast. Collega’s kunnen en durven elkaar nu aan te spreken op acties die nietonjuistniet tijdig of niet volledig worden uitgevoerd;
  • Eén afsluit- en consolidatiemodel. Met een ‘druk op de knop’ rapportages voor alle divisies en consolidaties beschikbaar inclusief uitvoerige audittrails;
  • Significant meer tijd voor analyse waardoor betrouwbaarheid van de cijfers is toegenomen.