Kan factuurverwerking nóg slimmer?

Vorige maand vierde onze partner Nexus Verus zijn 5-jarig bestaan met een borrel in het inspirerende Industriegebouw te Rotterdam. Een mooie voorbode van een ongetwijfeld opwindend nieuw jaar. Op dit moment wordt hard gewerkt aan de realisatie van nieuwe, nog slimmere koppelingen met o.a. SAP en Dynamics/Empire. Woonbron, een Rotterdamse woningcorporatie met 45 duizend woningen, neemt deze koppeling binnenkort in gebruik. Facturen worden direct bij ontvangst automatisch gevalideerd op wettelijke eisen én kenmerken zoals crediteurdata (‘is deze leverancier bij Woonbron bekend’) en inkooporders (‘hebben wij deze inkooporder verstrekt?’). En iedere leverancier wordt automatisch geïnformeerd als een factuur niet voldoet aan de eisen.

nexus verus

Woonbron is ambitieus

Woonbron behoort met 45 duizend woningen tot de grootste woningcorporaties in Nederland. Bij de vernieuwing van processen en ICT werkt Woonbron intensief samen met 5 grote corporaties (Staedion, Woonbron, Eigen Haard, Mitros en Portaal) in het SWEMP partnership. Ook de koppeling met Factuurportal wordt vanuit dit partnership gerealiseerd.

Marcel Vogel, Manager I&A bij Woonbron, vertelt: “Woonbron wil in het eerste kwartaal van 2018 de verwerking van inkomende facturen in korte tijd vergaand optimaliseren. Wij hebben daarom gekozen voor de mogelijkheid om ons financieel systeem Dynamics/Empire op een slimme manier te koppelen met Factuurportal. De koppeling loopt via de zgn. ‘Datarotonde’, een middleware oplossing die wij – samen met onze SWEMP partners – inzetten voor het digitaliseren van onze processen en het koppelen van onze informatiesystemen. Factuurportal gaat voor Woonbron een substantiële besparing en een duurzaam en beheersbaar proces opleveren. En bovendien zijn wij ook direct compliant met de nieuwe EU-richtlijn voor e-factureren.”

nexus2

Nieuwe release van Factuurportal maakt einde aan gedoe met bijlagen

Leveranciers sturen vaak extra bijlagen met de e-mail factuur mee. Het handmatig bundelen van alle losse bestanden/bijlagen bezorgt menig financieel team veel extra werk. De nieuwste release van Factuurportal zorgt voor automatische samenvoeging van alle losse bijlagen tot één PDF bestand. Zo toveren prestatieverklaarder en budgethouder met één druk op de knop de factuur én achterliggende bijlagen in het goedkeuringsscherm te voorschijn. Zonder dat de financiële medewerkers er iets voor hoeven te doen.

Factuurportal nu ook gekoppeld met SAP

Factuurportal bestaat bij de gratie van verbindingsgemak. Eenvoudige integratie met een ERP- of financieel systeem is daarom een must. In 2017 heeft Nexus Verus verscheidene SAP-gebruikers, waaronder de provincie Utrecht, als nieuwe klant mogen verwelkomen.

Met Factuurportal nu al compliant met nieuwe EU-richtlijn voor e-facturatie

Nederland zal net als andere Europese landen de komende jaren het elektronisch factureren verder stimuleren. In dit verband treedt per 1 april 2019 ook de nieuwe EU-norm voor e-facturatie in werking. Factuurportal is nu reeds gekoppeld aan het daarvoor benodigde EU-Peppol netwerk en kan nu al elektronische facturen verwerken volgens de nieuwe norm. Hiermee is de volgende stap naar een nog efficiëntere factuurverwerking tussen crediteur en opdrachtgever gewaarborgd.

In het kort: hoe werkt Factuurportal?

Factuurportal verwerkt alle inkomende PDF- en UBL-facturen 100% correct en automatisch. Leveranciers sturen hun PDF- of UBL-factuur per e-mail. Deze wordt automatisch ‘uitgepakt’ en gevalideerd op wettelijke- en specifieke factuureisen en omgezet naar XML of UBL, afhankelijk van het gewenste formaat voor het financiële-, ERP- of inkoopsysteem. Binnen 5 minuten na ontvangst staat de gevalideerde factuur klaar in het systeem voor verdere verwerking.

De leverancier die de factuur instuurt ontvangt automatisch een terugkoppeling dat zijn factuur klaar staat voor verdere verwerking. Als de factuur niet is gevalideerd, ontvangt hij – automatisch en binnen 5 minuten – een bericht met de foutieve of ontbrekende gegevens en het verzoek om de factuur opnieuw in te sturen.

Dit betekent een einde aan het scannen van papieren facturen, vaarwel scanstraat! Ook zijn handmatige controles niet meer nodig, net zomin als correspondentie over foute facturen. Factuurportal kan alle inkomende PDF- en UBL-facturen te verwerken. Hierdoor geeft u uw leveranciers een keuze. De “grote jongens” kunnen hun UBL-facturen probleemloos en snel aanleveren, terwijl zelfs de bakker om de hoek in staat is om mee te doen door het gemak dat PDF biedt. Nexus Verus regelt met Factuurportal ‘Verbindingsgemak’ tussen klant & leverancier, buyer & supplier.