De voordelen van Fast Close & Reporting met SAP S/4HANA

SAP is bekend als de marktleider op het gebied van Enterprise Application Software. Sinds enige tijd is de nieuwste productlijn op de markt: S/4HANA.

s4hana-1Belangrijke innovaties in S/4HANA zijn allereerst de krachtige ‘in-memory’ database, die een veel snellere verwerking mogelijk maakt en verder nieuwe userinterface-technologie plus een vernieuwde architectuur en datamodel om optimaal gebruik te maken van de nieuwe databasetechnologie. S/4HANA is beschikbaar ‘on-premise’ maar uiteraard ook ‘in the cloud’.

S/4 HANA wordt door SAP gepositioneerd als een nieuwe productlijn naast het bekende SAP ERP. Op langere termijn, voorlopig gepland voor 2025, zal SAP ERP niet langer door SAP worden ondersteund. Hoewel er nog voldoende tijd lijkt te zijn, zou elke SAP-gebruiker nu al moeten nadenken hoe S/4HANA past in zijn roadmap en waar S/4HANA de processen en ontwikkelingen in zijn organisatie zou kunnen ondersteunen.

Eén van die processen is het financiële afsluitproces en daaraan gekoppeld het rapportageproces. S/4HANA kan een belangrijke bijdrage leveren aan de versnelling van het afsluitproces en maakt ‘Fast Close & Reporting’-doelstellingen bereikbaar.

Fast Close: een bewezen integrale aanpak

s4hana-2Tacstone is een adviesorganisatie gespecialiseerd in de verbetering van bedrijfsprocessen, organisatieverandering en SAP-toepassingen. We hebben diverse organisaties, in zowel de profit als non-profit sector, ondersteund bij het behalen van Fast Close-doelstellingen. Voorbeelden van klanten waar we Fast Close & Reporting hebben geïmplementeerd zijn Nationale Nederlanden, ING en Enexis. Aan het einde van een Fast Close & Reporting-traject zijn we er tot nu toe altijd in geslaagd de doorlooptijd van het rapportageproces minimaal te halveren. Rapporteren rond de vijfde werkdag van de maand is heel goed mogelijk gebleken. De uiteindelijke opleverdatum is echter wel afhankelijk van een flink aantal factoren. Alleen veranderingen op het gebied van SAP of processen leveren nooit het ultieme resultaat op. Wij zien Fast Close & Reporting dan ook als een project waarbij altijd de vier aspecten van bedrijfsvoering in balans moeten zijn:


Tacstone heeft een bewezen aanpak die altijd concrete resultaten oplevert:

  • Versnelling van het rapportageproces, zodanig dat:
    • De doorlooptijd van het proces minimaal gehalveerd kan worden.
    • Het proces risico-/reservetijd kan bevatten.
    • Alle relevante controles kunnen worden uitgevoerd.
    • Er meer tijd is voor analyses en advisering, waardoor de kwaliteit van de rapportage wordt vergroot.
  • Besparing in tijd die besteed wordt aan maand- en kwartaalafsluiting.
  • Zoveel mogelijk geautomatiseerde aanlevering zonder handmatige tussenkomst.
  • Goede en gedragen afspraken over:
    • materialiteit
    • sluitingsdatum grootboek
    • relaties met aanleverende systemen
  • Hogere medewerkersmotivatie.
  • Werkzaamheden beter overdraagbaar door uniforme werkwijze en gestandaardiseerde processen.
  • Meer tijd voor aansturing business, meer ruimte voor ondersteuning primair proces.
  • Meer beheersing, minder risico’s, minder accountantsissues.
  • Interne en externe stakeholdertevredenheid omhoog: aandeelhouders, RVC.
  • Besparing op accountantskosten.

Doordat Tacstone gespecialiseerde adviseurs in dienst heeft die werken op het snijvlak van SAP en procesoptimalisatie, kunnen we samen met de klant een Fast Close & Reporting-project daadwerkelijk tot een succes maken.

Binnen onze aanpak zien we zeer mooie aanknopingspunten om Fast Close & Reporting-trajecten te combineren met de mogelijkheden en toegevoegde waarde die S/4HANA biedt.

Hoe kan S/4HANA ondersteunen bij het bereiken van uw Fast Close-doelstellingen?

De doelstelling van Fast Close is om de tijd die het kost om de boeken te sluiten stelselmatig te verkorten zonder kwaliteitsverlies of inzet van meer middelen. Een belangrijk knelpunt in veel afsluitprocessen wordt veroorzaakt door lange wachttijden in de huidige IT-systemen of het moeizaam verkrijgen van de benodigde gegevens.

Zoals al aangegeven is één van de belangrijkste innovaties van S/4HANA de krachtige ‘in-memory’ databasetechniek. In combinatie met een vereenvoudigd datamodel kunnen processen die voorheen alleen in batch konden worden uitgevoerd, vaak in off-peak uren, nu realtime en sneller worden uitgevoerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan afrekeningen van orders en projecten, afschrijfruns of variantieanalyses.

Processen die traditioneel maandelijks worden uitgevoerd, kunnen nu zonder problemen dagelijks worden uitgevoerd. Dit opent de weg naar ‘soft close’, waarbij er op elk moment inzicht is in het financiële resultaat en eventuele defects al ruim voor de periodeafsluiting kunnen worden opgelost. In onderstaand globaal procesontwerp van een maandafsluitingsproces is dit weergegeven met de “ knoppen A en B”. Op deze momenten in het proces kan “met een druk op de knop” de V&W en balans gemaakt en geanalyseerd worden zonder lange doorlooptijd.

s4hana-3

Een andere belangrijke ontwikkeling in S/4HANA is het vereenvoudigd datamodel, oftewel  de zogenaamde Universal Journal. Dit is de nieuwe centrale tabel waarin alle financiële gegevens worden verzameld die tot nu toe in verschillende tabellen van FI en CO waren opgeslagen. Dit biedt twee voordelen voor de maandafsluiting:

  • Single source of truth: de tijd die voorheen nodig was om de cijfers in bijvoorbeeld het grootboek af te stemmen met de cijfers in CO-PA is niet meer nodig, omdat alle details nu opgeslagen liggen in het Universal Journal.
  • De mogelijkheid om snel inzicht te krijgen in de financiële cijfers, met de optie tot drill-down tot het laagste niveau zonder dat de omweg via een datawarehouse nodig is.

Tacstone helpt u graag met het benoemen en realiseren van de voordelen en toegevoegde waarde van Fast Close & Reporting met SAP S/4HANA en stelt samen met u vast hoe dit in uw SAP-roadmap past.

Heeft u interesse in onze Fast Close aanpak? Neem dan contact op met Mark de Poorter.