ROC Leiden stapt over op Elektronisch Factureren met AcceptEmail

Hilversum, 16 december 2015 – Onlangs is ROC Leiden gestart met het factureren van wettelijk cursusgeld met AcceptEmail. Tacstone heeft ROC Leiden ondersteund bij de ingebruikname. Frank Baeten, projectleider bij het ROC, is enthousiast:

“Als ROC willen wij zoveel mogelijk digitaal communiceren met onze studenten. Denk aan inschrijvingen, onderwijsresultaten, roosterwijzigingen, etc. Het is dan natuurlijk vreemd als we alle facturen nog op papier zouden blijven versturen. De keuze voor AcceptEmail als digitale factuur was logisch: de koppeling met ons software systeem Eduarte was al aanwezig en andere onderwijsinstellingen die ons voorgingen waren zonder uitzondering positief over de resultaten met AcceptEmail.”

Waarom AcceptEmail?

AcceptEmail is marktleider in Nederland voor het factureren per email, met de meest veilige en gebruiksvriendelijke oplossing voor onderwijs, verzekeraars, woningcorporaties, energiemaatschappijen en vele andere sectoren.  Door de realtime koppeling met iDEAL wordt betalen voor studenten (of hun ouders of stagebedrijf!) nóg gemakkelijker. Niet alleen vanaf een laptop maar ook direct vanaf een tablet of smartphone. De betalingen zijn onomkeerbaar (deze kunnen dus niet ongedaan worden gemaakt, zoals bij automatische incasso) en de bankontvangsten zijn altijd voorzien van de juiste kenmerken (zodat het ROC iedere betaling 100% automatisch kan verwerken).

Wat is de business case voor ingebruikname van AcceptEmail voor ROC Leiden?

  • Directe besparing op uitvoeringskosten: papier, porto, verzending, ontvangstverwerking;
  • Bijdrage aan duurzaamheid door reductie van papier
  • Innovatief: goed voor imago van de onderwijsinstelling
  • Past goed in digitaliseringsbeleid
  • Klantvriendelijk voor leerlingen en ouders
  • Toekomstvast (SEPA proof)

Volgens Frank Baeten van ROC Leiden zijn de eerste ervaringen zeer positief:

“Studenten betalen graag met AcceptEmail. We hebben AcceptEmail in eerste instantie uitsluitend ingezet voor het betalen van wettelijk cursusgeld, omdat nog niet alle studenten gebruikmaken van het emailadres dat zij van ROC Leiden krijgen. Maar inmiddels gebruiken we AcceptEmail ook voor het afrekenen van andere diensten, zoals de bijdrage voor de studiereis naar Google in Dublin. Inmiddels is ook ID College gestart met AcceptAmail, ik verwacht dat wij in het komende schooljaar door onze samenwerking voor steeds meer activiteiten gebruik kunnen gaan maken van AcceptEmail.”

De volledige implementatie was in een tijdsbestek van nog geen 5 weken gerealiseerd. Namens Tacstone heeft Project Manager Jedidja Schutte de ingebruikname van het AcceptEmail account, het inrichten van de email templates en de werkinstructies bij het ROC gedaan. Inmiddels is hij alweer gestart met de volgende implementatie bij het ID College met vestigingen in o.a. Gouda, Alphen, Zoetermeer.

ROC Leiden screenshot

Over ROC Leiden

ROC Leiden verzorgt onderwijs voor 7.700 studenten uit Leiden en een groot gebied daaromheen. Je kunt bij ROC Leiden terecht voor een groot aantal beroepsopleidingen (mbo), voor jongeren en volwassenen, én voor vavo, dat is vmbo-TL, havo of vwo voor (jong)volwassenen. Daarnaast biedt ROC Leiden cursussen en trainingen voor bedrijven en instellingen en cursussen Educatie voor volwassenen. ROC Leiden is gevestigd in Leiden.

Over Tacstone

Tacstone is opgericht in 2006 door voormalige senior partners van KPMG Consulting. Tacstone heeft met meer dan 30 senior professionals en een omvangrijk netwerk van ervaren (interim) managers alles in huis om zowel de top-200 in NL als middelgrote bedrijven en instellingen te ondersteunen bij de verbetering van bedrijfsprocessen, organisatie, informatievoorziening en besturing.

De ambitie van Tacstone is om het betere alternatief te zijn naast de grote consulting bedrijven. Tacstone combineert diepgaande kennis van het volledige Finance en ICT domein en tientallen jaren advieservaring in de boardrooms van de top-200 met een onafhankelijke, pragmatische, resultaatgerichte no nonsense aanpak.

Tacstone werkt actief samen met een breed scala van veelal jonge bedrijven, waarmee wij gezamenlijk nieuwe diensten ontwikkelen en exploiteren. Deze samenwerkingsrelaties komen voort uit onze visie dat de traditionele adviesrol (“wij zitten op de stoelleuning en vertellen onze klant wat hij zou moeten doen”) niet meer onderscheidend is, te weinig meerwaarde biedt en voor onszelf niet uitdagend genoeg is. Het is juist de combinatie tussen de adviesrol enerzijds en het (mede) initiëren, ontwikkelen en leveren van innovatieve oplossingen die ons werk en ons bedrijf zo bijzonder en zelfs uniek maken.

Over AcceptEmail

AcceptEmail ontwikkelt Smart Billing Solutions als SaaS dienst vanuit het perspectief van de ontvanger. Alles wat we maken moet dus makkelijk, snel en prettig in gebruik zijn. Wij bieden professionele dienstverlening aan bedrijven voor het verzenden van betaal- en machtigingsverzoeken. Wij doen dit met geavanceerde mailservers en mission critical hosting. De architectuur van AcceptEmail is volledig gebaseerd op de laatste Cloud technologie. Het systeem wordt continu gemonitord en is volledig redundant uitgevoerd.

Ons platform is door meerdere verzenders en banken onafhankelijk geaudit en getest. Elke dag worden duizenden transacties goed en op tijd afgeleverd en het platform is geschaald om vele tientallen miljoenen transacties te kunnen verwerken in korte tijd. AcceptEmail is expert op het gebied van betalen en emailen. Onze oprichters stonden aan de wieg van vele bekende online – en mobiele betaalmethoden. Direct of via geselecteerde partners ontsluiten wij elke betaalmethode die geschikt is voor digitaal factureren. Het hoofdkantoor is gevestigd in Amstelveen, met kantoren in New York, België, Duitsland en Engeland.

ROC Leiden acceptgiro's