Fast Close State of the Art anno 2017:
Key take-aways seminar

De Bilt, 15 november 2017

Alle ingrediënten waren aanwezig voor een interessante en leerzame sessie over de “State of the Art” van Fast Close anno 2017: een volle zaal met enthousiaste deelnemers, interessante presentaties, praktijkgerichte oplossingen, best practices vanuit een succesvolle business case, een live demo van een zeer innovatieve IT-tool, en een afsluitende borrel. In dit artikel geven wij een korte samenvatting en een paar key take-aways van deze inspirerende sessie!

fast close 1                fast close 2                fast close 3

Fast Close: waarom, hoe, en hoe aan te pakken? (1e presentatie)

Rick Teunissen, partner bij Tacstone, trad op als host. Na een warm welkom en persoonlijk introductierondje door drapportageprocese deelnemers was het tijd voor het echte werk. Janpieter Koning, partner bij Tacstone, benadrukte vanuit zijn brede praktijkervaring het belang en de waarde van een snelle afronding van het rapportageproces, en het continue verbeteren van onderliggende elementen. De bekende beren werden van de weg gehaald (o.a. “we zijn te druk” en “we hebben verschillende systemen”) en bestaande knelpunten binnen de aanwezige organisaties werden geïnventariseerd.

Vervolgens zoomde Janpieter in op de belangrijkste elementen van een succesvolle Fast Close aanpak, waaronder een integrale keten, de klaverblad methode en een plateauplanning met snelle realisatie van quick wins. Ook kwam de noodzaak van goed verandermanagement uitgebreid aan de orde, en daarbij de essentiële waarde van participatie door de eigen organisatie door middel van learning by doing. Vervolgens de implementatie: waar en hoe te beginnen? Janpieter gaf een overzicht van verschillende methoden zoals BPR en Lean en liet zien dat een mix van elementen nodig is voor succesvolle implementatie. Door middel van een aantal business cases werd duidelijk dat een halvering van de doorlooptijd van de maandrapportage zeker geen utopie is.

Best practices en lessons learned adhv succesvolle business case (2e presentatie)

Na een korte pauze was het de beurt aan Rob van den Wijngaard (Hoofd Financial Shared Service Center, Universiteit Leiden), die met zijn enthousiasme en passie voor procesverbetering de deelnemers een kijkje in de keuken gaf van de Universiteit Leiden. Rob vertelde over zijn missie om binnen de Universiteit Leiden te zorgen voor continuïteit, kwaliteit en kostenbesparing, oftewel: continuous improvement. Aan de hand van de succesvolle professionaliseringsslag van het Financial Shared Service Center gaf Rob praktijkgerichte oplossingen en deelde hij best practices. Een aanpak van binnenuit is essentieel, waarbij mensen de ruimte moet worden gegeven en verwachtingen moeten worden gemanaged. Het systeem is hierin de enabler om dingen voor elkaar te krijgen, maar het draait in de kern om de mensen en cultuur in de organisatie. Een belangrijke boodschap was om te durven dagdromen, en te beseffen dat “the more we discover, the more we know there is to discover”. Ook kwam de klaverbladmethode weer terug, en deelde Rob zijn overtuiging dat succesvolle procesoptimalisatie vereist dat we best practices van verschillende methoden toepassen. De rode draad in het verhaal: focus op kwaliteit.

Als afsluiting gaf Rob zijn visie op 2020, en hoe de technologische ontwikkelingen impact hebben op de financiële functie van organisaties in de komende jaren. Constante monitoring, en daarbij robotisering en automatisering, was een belangrijk speerpunt. Ook gaf Rob voorbeelden hoe het gebruik van data analytics, artificial intelligence en predictive modelling de managers van onze organisaties in staat stelt om strategische beslissingen te nemen die risico’s mitigeren en zorgen voor continuous improvement.

Slimme en innovatieve IT tooling voor procesoptimalisatie (3e presentatie)

Onder het mom “zien is geloven” sloot Rob Kerkhofs deze sessie af met een korte presentatie en verbluffende demo van de innovatieve en slimme Celonis Process Mining tool. Clyde Caïro legde in een korte intro uit waarom iQibt het partnership met Celonis is aangegaan en hoe zij hun klanten helpen een sprong voorwaarts te maken. Vervolgens ging Rob in op de kracht van process mining, en hoe dit kan worden ingezet om afwijkingen en knelpunten in procesketens objectief inzichtelijk te maken met als doel deze te verbeteren. Alle deelnemers luisterden aandachtig naar een inspirerend verhaal van Rob, om vervolgens mee te kijken naar een demo. Aan de hand van een bestaande business case liet Rob met een paar drukken op de knop zien waar de grootste knelpunten en quick-wins lagen. Rob toverde de ene na de andere interessante visuele weergave tevoorschijn. Veel knelpunten kwamen bekend voor bij de deelnemers, en er werden dan ook veel vragen gesteld over de mogelijkheden van deze tooling. Geen vraag bleef onbeantwoord, met voldoende ruimte om de niet gestelde vragen op de borrel te beantwoorden.

Volgende keer aanwezig of meer informatie ontvangen?

Mocht u dit seminar hebben gemist, maar wel geïnteresseerd zijn in soortgelijke toekomstige sessies, volg dan nu onze LinkedIn bedrijfspagina of stuur een e-mail naar ebert.knol@tacstone.nl.  Heeft u inhoudelijke vragen, of wilt u meer informatie over de mogelijkheden van Fast Close binnen uw eigen organisatie, neem dan vrijblijvend contact met ons op om te kijken of we iets voor elkaar kunnen betekenen.

Recensies Fast Close seminar

Deelnemers beoordelen deze sessie gemiddeld met een 8/10. Enkele reacties over dit seminar:

“Goede sessie, met name de presentatie van proces mining en het verhaal van Rob waren erg inspirerend. Ik zie eigenlijk geen verbeterpunten. De praktische toepassingen en ervaringen van een organisatie waren het sterkst.”
– Rengert de Gier, Directeur SSC Administraties (ROC Leiden).

“Goede en plezierige inhoudelijke bijeenkomst, waarin diverse actualiteiten zijn toegelicht.”
– Jan Geert Boeve

“Een zinvolle bijeenkomst met veel leerpunten die wij goed kunnen toepassen bij onze organisatie”
– Beleidsmedeweker Financial Control (Onderwijsinstelling)

 

tacstone logoiqibt logoUL logocelonis logo