Fast Close bij ENVIEM: maandrapportage 11 dagen eerder klaar

Projectteam Tacstone: Drs. Mark de Poorter, Drs. Daan Bos RA RC, Drs. Janpieter Koning RA, ing. Patrick Oudhuis
ENVIEM: Drs. Niek Janssen RA ,Drs.  Johan koetje RA, Drs. Sander Quax RA + alle divisiecontrollers

enviem

 

 

 

 

 

 

 

 

Kortgeleden heeft Tacstone een zeer succesvol Fast Close project afgerond bij ENVIEM, een internationaal opererende onderneming met activiteiten in afvalstoffeninzameling, tankstations en de productie en verkoop van smeermiddelen. De belangrijkste resultaten van dit project op een rij:

  • Een versnelling van maar liefst 11 werkdagen in het maandrapportageproces
    • De financiële rapportage (balans en P&L) is nu gereed op werkdag 7;
    • De maandrapportage, inclusief analyses, wordt nu besproken met de CFO op werkdag 10;
  • De afsluitprocessen zijn goed beschreven en worden gedragen door de organisatie;
  • Het rapportageproces is gestandaardiseerd en centraal beheerd;
  • Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd voor elke functie in het proces. Functiescheiding is toegepast. Collega’s kunnen en durven elkaar nu aan te spreken op acties die niet, onjuist, niet tijdig of niet volledig worden uitgevoerd;
  • Eén afsluit- en consolidatiemodel. Met een ‘druk op de knop’ rapportages voor alle divisies en consolidaties beschikbaar inclusief uitvoerige audittrails;
  • Significant meer tijd voor analyse waardoor betrouwbaarheid van de cijfers is toegenomen.

Johan Koetje: “Door het bereikte resultaat is ENVIEM nu in staat om meer tijd vrij te maken voor analysewerkzaamheden en verdere optimalisatie in de bedrijfsprocessen, ook voor de business. Daarnaast zijn we als ENVIEM in staat geweest om direct forse besparingen te realiseren in zowel onze interne als externe kosten”

Tacstone en ENVIEM

Tacstone is een organisatieadviesbureau, opgericht door voormalige partners van o.a. KPMG en PWC. Tacstone is met circa 30 specialisten werkzaam op het snijvlak van finance en IT. Een van onze specialismen is het realiseren van procesverbeteringen in de financiële functie van complexe organisaties.

De afgelopen 10 jaar heeft Tacstone een groot aantal Fast Close projecten succesvol uitgevoerd bij o.a. verzekeraars, zorginstellingen en energiebedrijven. Zonder uitzondering resulteren deze projecten in een substantiële versnelling van het maand- en/of kwartaalrapportage. In de regel varieert deze versnelling van 5 tot soms wel 15 werkdagen. Tacstone gebruikt bewezen modellen en tooling die significante investeringen in kostbare ERP-modules overbodig maken. In veel gevallen worden de projectkosten al terugverdiend uitsluitend door een directe besparing op de kosten van de externe accountantscontrole!

ENVIEM is een organisatie die werkzaam is in de olie- en gasindustrie. De activiteiten bestaan uit o.a. de handel in aardolieproducten, het verwerken van klein gevaarlijk afval en oliehoudende scheepsafvalstoffen van de zeevaart, binnenvaart en visserij-offshore en de inkoop, verwerking en verkoop van gulf tinq(smeer)olieproducten. De belangrijkste activiteit betreft de exploitatie van pompstations met als bekende merknamen GULF en TinQ.

De aanleiding

Binnen ENVIEM bestond behoefte aan een sneller en transparanter afsluitproces, om beter in te kunnen spelen op de sterk veranderde marktomgeving. De afgelopen jaren is veel tijd en inspanning geleverd om de financiële performance van ENVIEM te versterken.

Johan Koetje: “De snelle groei van ENVIEM in de periode 2000 tot 2010 heeft ertoe geleid dat de financieel administratieve processen zoals de maandrapportage complexer werden en dat de doorlooptijd opliep. In 2013 is bovendien de financiële rapportagecyclus gewijzigd van een eenvoudige trimesterrapportage naar een maandcyclus, waarbij er op divisieniveau meer uitgebreide rapportgages met toelichting zijn ontwikkeld. Dit zorgde voor meer zicht op de resultaatontwikkeling en de mogelijkheid om sneller te kunnen bijsturen vanuit de diverse directielagen”

Tegen deze achtergrond heeft de raad van bestuur in de persoon van Niek Jansen (CFO) de opdracht gegeven aan Tacstone om de doorlooptijd van het maandrapportageproces te halveren en het complexe consolidatiesysteem te vervangen.

De aanpak

Het rapportageproces is integraal benaderd vanuit de perspectieven IT, Mens & Cultuur, Management & Organisatie en Processen.  aanpak
In de eerste (analyse-)fase, met een doorlooptijd van slechts enkele weken, is op ieder aspect de huidige en gewenste situatie in kaart gebracht. Resultaat van deze fase was een roadmap met alle activiteiten die moeten leiden tot de gewenste eindsituatie, in dit geval een halvering van de doorlooptijd van de maandrapportage.

ENVIEM besteedde voorheen veel tijd aan het opstellen van 4 divisierapportages die geconsolideerd moesten worden in één ENVIEM-brede rapportage. Elke divisie had een eigen proces en eigen, soms verouderde, systemen. De processen waren sterk transactiegericht en boden weinig ruimte voor verdiepende analyses.

Johan Koetje: “Door de inzet van Tacstone en de daarbij horende implementatie van het FCS-model is in alle divisies een forse tijdswinst behaald die nu gebruikt wordt om meer te analyseren en beter te rapporteren”

In de tweede fase zijn de afsluitprocessen geüniformeerd, zijn de rollen en verantwoordelijkheden in het proces gedefinieerd en zijn harde deadlines geïntroduceerd. Voorheen was het nog mogelijk om gedurende de hele maand met terugwerkende kracht correcties uit te voeren en nog transacties in de af te sluiten periode in te boeken. In de nieuwe situatie worden alle divisiegrootboeken op dezelfde dag gesloten en worden er in beginsel geen correcties meer geboekt, uitgezonderd zeer materiële en dan slechts na afstemming met de CFO. Het effect hiervan is dat er na afsluiting geen verstoringen meer optreden in de cijfers en de analyse efficiënter kan verlopen.

Fast Close Software Model (FCS)

Een tweede belangrijke maatregel in de optimalisatie was het invoeren van een krachtig model: FCS. Tacstone hanteert dit model al ruim 10 jaar met succes bij uiteenlopende klanten.

In FCS kunnen financiële en niet-financiële kengetallen letterlijk met ‘een druk op de knop’ worden ingelezen, gecontroleerd en bewerkt. Vanuit de opgebouwde meerjaren database kunnen zonder handmatige tussenkomst rapportages opgevraagd worden zoals maandrapportages, leadsheets, budgetrealisaties, jaarrekeningen, analyses van tussenrekeningen. Deze kunnen worden geëxporteerd in Excel, PDF, XML en email.

Met een doorlooptijd van slechts enkele minuten, een minimale handmatige invoer en uitvoerige audit-trails, kan alle aandacht op analyses worden gericht. Door de gestandaardiseerde verwerking kunnen meerdere medewerkers nu het consolidatieproces uitvoeren, waardoor de kwetsbaarheid van dit proces wordt verminderd. De implementatietijd is kort.

Hieronder wordt de verwerking in een flowchart weergegeven.

enviem tacstone

 

 

 

 

 

 

 

 

 

In de laatste stap is aandacht besteed aan de manier waarop de verschillende onderdelen samenwerken in de afsluitprocessen. Alle betrokkenen zijn nu goed geïnformeerd en maandelijks zijn vaste overleggen ingepland o.l.v. de groepscontroller om de afgelopen afsluiting te evalueren en indien nodig acties uit te zetten om issues op te lossen voordat het volgende afsluitproces start. Denk hierbij aan intercompany afstemmingen, IT-logistiek, veranderingen in rekeningschema’s etc.

Tacstone zorgde voor de begeleiding, advisering en het oplossen van met name grotere issues. Dit iteratieve proces heeft na een paar maandafsluitingen inmiddels geresulteerd in een stabiel afsluitproces, dat nu steeds dezelfde voorspelbare stappen doorloopt.

In de woorden van Johan Koetje wordt het project omschreven als:

Met behulp van de expertise van Tacstone hebben we de volgende stap gezet in de verdere professionalisering van ENVIEM. Dit stelt ons in staat om meer grip te krijgen op de toekomstige ontwikkelingen. We hebben nu sneller inzicht in de financiële implicaties, zodat het bestuur hierop tijdig kan bijsturen. In aansluiting op dit traject zijn we nu met Tacstone verder bezig om aanvullende wensen te implementeren met op termijn een verdere kostenbesparing en kwaliteitsimpuls als resultaat.”