De belofte van Robotics Process Automation

De Robotics Process Automation (RPA) markt maakt een enorme groei door, en ook de verwachtingen van RPA zijn hooggespannen. Zo voorspelt Forrester (2018) dat er in 2021 al zo’n 4 miljoen software robots aan het werk zijn. Ook halen grote softwareproviders zoals UiPath, Automation Anywhere en BluePrism één voor één vele miljoenen aan investeringen op. Het lijkt wel een soort evangelie wat zich in rap tempo verspreidt, en waarbij het advies luidt dat je hier als organisatie gisteren al mee begonnen had moeten zijn. Maar wat is nou precies de belofte van RPA, en waar liggen de voornaamste kansen en mogelijkheden?

RPA is niet hetzelfde als automatiseren

Robotics Process Automation (RPA) is simpel gezegd het automatiseren van repetitieve handelingen door middel van software. Deze gestandaardiseerde software is over het algemeen vrij toegankelijk door een goede user interface en eenvoudig in gebruik. De vele voorgeprogrammeerde functies helpen je om een “process flow” te bouwen, die je vervolgens door een robot (ook wel ‘bot’ genoemd) kunt laten uitvoeren. De software doet dit door te interacteren met het scherm van een computer, en gebruik te maken van bestaande infrastructuur en applicaties. Zowel in het aanbod van RPA-software als in de vraag heeft deze markt in de afgelopen jaren een vlucht genomen. Zo maakt inmiddels meer dan de helft van de grotere organisaties gebruik van RPA of hebben zij aangegeven dit binnenkort te gaan doen!

Waarom RPA?

Kostenbesparingen worden gezien als het voornaamste voordeel van RPA. Echter zijn er vele andere voordelen van RPA waardoor organisaties er eigenlijk niet omheen kunnen om de mogelijkheden van RPA verder te ontdekken:

  • Eliminatie van repetitief, handmatig en vaak ook saai werk
  • 24/7 beschikbaar, nooit ziek of op vakantie
  • Verbeterde dienstverlening (en klantervaring)
  • Betere naleving van regelgeving
  • Verbeterde medewerker motivatie
  • Verbeterde managementmogelijkheden
  • Optimaal gebruik van bestaande infrastructuur en applicaties
  • Meer inzichten en verbeterde analyses
  • Schaalbaar en flexibel
  • Korte implementatiecyclus

Er is weinig discussie over de voordelen en mogelijkheden van RPA. De complexiteit zit eerder in het implementatietraject (bijv. aansluiting op bestaande IT-infrastructuur en change management) en het succesvol opschalen van één naar meerdere robots.

Procesautomatisering: van basic naar intelligent

RPA kent een aantal verschillende verschijningsvormen:

  1. Op regels gebaseerde basic procesautomatisering: De “robot” leert om eenvoudige repetitieve toepassingen en datamanagement transacties uit te voeren volgens vooraf bepaalde taken.
  2. Op kennis gebaseerde geavanceerde procesautomatisering. De “robot” volgt vooraf bepaalde computerpaden tussen systemen, voert complexe berekeningen uit met zowel gestructureerde als ongestructureerde data. De uitkomsten van de processen zijn vaak voorspelbaar.
  3. Intelligente procesautomatisering: De “robot” heeft autonome beslissingsmogelijkheden en kan interactie hebben met de mens door een combinatie van geavanceerde algoritmen en meerdere soorten kunstmatige intelligentie. De resultaten in deze processen zijn vaak onvoorspelbaar.

Typische werkzaamheden die een robot kan uitvoeren

Het woord “robot” roept vaak verschillende associaties op, waardoor het niet altijd duidelijk is wat er nou precies mee bedoeld wordt. Een korte opsomming van taken die een software robot kan uitvoeren zorgt vaak voor verheldering en beter begrip. Een software robot kan bijvoorbeeld::

  • Gestructureerde gegevens extraheren uit documenten
  • Inloggen op internet en applicaties
  • Bestanden/ mappen verplaatsen
  • Lezen en schrijven in databases
  • Gegevensrapporten en dashboards extraheren en formatteren
  • Formulieren invullen
  • Gegevens ophalen van internet en gegevens uploaden
  • Gegevens uit verschillende locaties/ plaatsen samenvoegen
  • E-mails en bijlagen openen
  • Lezen/ schrijven in databases

Zoals genoemd maakt een software robot gebruik van bestaande systeem en user interfaces zoals bijv. de verschillende webbrowsers en bedrijfsapplicaties zoals Salesforce, SAP, en Oracle. Daarnaast maakt zij ook gebruik van generieke applicaties zoals Word, Excel en Outlook, waarin allerlei taken kunnen worden uitgevoerd.

Hoe bepaal je welk proces geschikt is voor RPA?

Om te bepalen of een proces in aanmerking komt voor een basic RPA procesautomatisering is het van belang om enerzijds te kijken naar de complexiteit van een proces, en anderzijds de potentie voor kostenbesparingen en andere voordelen te beoordelen. Hoe simpeler het proces is (o.a. gebaseerd op regels, standaard data types, gestructureerde data), hoe makkelijker het is deze te robotiseren. Hoe meer potentie een proces heeft (o.a. hoge volumes, repetitief karakter), hoe interessanter het is om deze te automatiseren. Denk ook aan (tijdelijke) interfaces die tussen applicaties nodig zijn. De volgende kenmerken kunnen worden gebruikt om te kijken of een proces geschikt is voor RPA:

 Geschikte processen voor RPA

Alhoewel Finance & Accounting het gebied is waar momenteel de meeste software robots worden ingezet, zijn er uiteraard vele andere gebieden waar administratieve, handmatige processen zijn met een repetitief karakter, hoog volume en een laag uitzonderingspercentage.

Waar moet ik op letten bij het implementeren van RPA?

Ondanks dat de techniek relatief simpel is, zijn er verschillende valkuilen en risico’s als het gaat om het implementeren van software robots:

  • Begin met processen die tot succes leiden; zoek uitdagende processen later
  • Zorg ervoor dat RPA niet als een bedreiging voor werknemers wordt gezien
  • Zorg dat het past bij het IT-landschap en grote veranderingen die eraan komen
  • Voldoe aan compliance-eisen, betrek auditors
  • Optimaliseer bestaande (inefficiënte) processen eerst voordat je deze robotiseert
  • Houd rekening met een veranderende vereiste skillset van de werknemers (van uitvoering naar monitoring, analyse, en verbeteringen)
  • Onthoud dat de grafische interface van RPA software het werk niet alleen zal doen, en dat programmeervaardigheden nodig zijn.

 Bij bovenstaande risico’s is kennis en ervaring van bedrijfsprocessen een vereiste, evenals het juist toepassen van de robot software.

Tacstone & RPA

Met al meer dan 12 jaar ervaring op het gebied van procesoptimalisatie, alsook in-house IT expertise, is het ontwikkelen en implementeren van software robots iets wat in onze sweet-spot ligt. Wanneer u overtuigd bent van RPA en ook kansen in uw bedrijf ziet, is het raadzaam om te starten met een QuickScan waarmee bepaald kan worden voor welke processen RPA geschikt is. Op basis van een aantal criteria, zoals volume, frequentie, standaardisatie en foutgevoeligheid selecteren we het proces met de meeste mogelijkheden voor robotisering en maken we een business case gebaseerd op een concrete kosten-batenanalyse. Afhankelijk van de resultaten van de QuickScan kan vervolgens bepaald worden welke processen projectmatig worden gerobotiseerd.

Geïnteresseerd in de mogelijkheden van RPA? Neem contact op met Cees-Willem van Rooij of Mark de Poorter voor een vrijblijvend gesprek om u als organisatie verder op weg te helpen.